"Rechnungen" ist der Punkt in Mark.One in dem Ihre Bestellungen fakturiert werden. Zusätzlich werden hier Ihre Artikelpreise und Artikelnummern, Ihre Kundendaten samt Rabatteinstellungen, Ihre Bankverbindung und einiges mehr benötigt.

Wichtig:

-> Bestellungen für Ihre eigenen Filialen werden natürlich nicht fakturiert
​-> bevor Sie mit Rechnungen beginnen, stellen Sie bitte sicher, dass das Datacenter und Ihre Einstellungen aktuell und vollständig sind

Öffnen Sie die Funktion "Rechnungen", sehen Sie links oben zwei Buttons: "Rechnungen" und "Nicht Erstellt". Daneben sehen Sie "Suche nach Kunden" und darunter eine Möglichkeit den Zeitraum auszuwählen sowie nach verschiedenen "Status" oder "Zahlungen" zu sortieren.

Um Rechnungen zu erstellen, starten Sie immer mit dem Tab "Nicht Erstellt". Ganz links sehen Sie ein Feld mit "Jahr" und "Monat". Unter "Zeitraum auswählen", haben Sie die Möglichkeit einen detaillierteren Rechnungszeitraum zu wählen.

In der Liste die darunter aufscheint, sehen Sie nun eine Aufstellung aller Kunden, die in diesem Zeitraum bei Ihnen bestellt haben, Rechnungen hierfür aber noch nicht erstellt wurden. Diese Liste ist nach Kundenname alphabetisch geordnet.

Wollen Sie nur die nicht fakturierten Gesamtbeträge eines einzelnen Kunden sehen, so suchen Sie in der Suchleiste "Suche nach Kunden".

Vor der Rechnungserstellung ist es empfehlenswert die Proformarechnungen vor der endgültigen Erstellung zu kontrollieren. Hierfür gibt es je nach Use-Case mehrere Möglichkeiten:

1. Proformarechnung: klicken Sie auf das Feld "Drucken" ganz rechts neben dem gelben "Proforma" Button -> hier wird eine Proformarechnung erstellt - Sie können diese einsehen, ausdrucken oder als PDF speichern
​2. Lieferübersicht: klicken Sie in die Checkbox links neben einen Kunden -> auf der rechten Seite öffnet sich nun die Lieferübersicht. Sie sehen jetzt eine Übersicht für jede einzelne Bestellung dieses Kunden für den ausgewählten Zeitraum - über die Bestellungs Nummer können Sie an dieser Stelle unter "Bestellungen" Adaptionen vornehmen. Klicken Sie über den Bestellungen auf das "Drucksymbol-Lieferübersicht" erscheint eine Bestellungenliste über den ausgewählten Zeitraum
​3. Proformarechnungen - Alle Kunden: klicken Sie in die Checkbox in der Kopfzeile, so markieren Sie automatisch alle Checkboxen -> klicken Sie nun auf "Drucken" sehen Sie ein PDF Dokument mit allen Proformarechnungen für diesen Zeitraum

Sind die Rechnungen kontrolliert, können Sie erstellt werden. Auch hierfür gibt es je nach Use-Case mehrere Möglichkeiten:

1. Einzelne Rechnung erstellen: Um eine Rechnung für einen Kunden zu erstellen, klicken Sie auf das blaue Feld "Rechnung erstellen" - die Rechnung ist nun erstellt und wandert von "Nicht Erstellt" zu "Rechnungen"
​2. Mehrere Rechnungen erstellen: Um mehrere Rechnungen auf einmal zu erstellen, wählen Sie die Checkboxen neben den jeweiligen Kunden aus, klicken Sie rechts "Rechnung erstellen"
​3. Alle Rechnungen erstellen: Um alle (verbliebenen) Rechnungen auf einmal zu erstellen, markieren Sie alle Checkboxen - dafür können Sie auch die Checkbox in der Kopfzeile ticken - und klicken Sie rechts "Rechnung erstellen"

Die erstellten Rechnungen sehen Sie nun im Reiter "Rechnungen". In der Standardübersicht sehen Sie eine Liste mit allen Rechnungen für diesen Zeitraum. Suchen Sie oben nach einem bestimmten Kunden, so sehen Sie alle je an diesen Kunden ausgestellten Rechnungen in zeitlich absteigender Reihenfolge.

Um Rechnungen zu senden gibt es zwei Möglichkeiten: per Postweg oder Email.

Post:
Ist in Datacenter-Kunde "Rechnung per Mail" nicht ausgewählt, so geht Mark.One von einer Rechnung per Post aus. Hier werden Rechnungen daher automatisch zweimal ausgedruckt: eine für den Kunden, eine für Ihre Buchhaltung.

E-Mail:

Ist in Datacenter-Kunde "Rechnung per Mail" ausgewählt, so können Rechnungen per Mail gesendet werden. Rechnungen per Email werden nur einmal ausgedruckt.

Hinweis: Klicken Sie bei einer bereits gesendeten Rechnung nochmal auf "Per Mail senden, so erhalten Sie einen Warnhinweis. Sie können ihn wegklicken und eine Rechnung ein weiteres Mal per Mail senden.

Achtung: sollten Sie die Rechnungs Mail(s) nicht bekommen, schauen Sie bitte in Ihren Spam Ordner und ob Ihre Mail Adresse in den "Firmendaten" richtig hinterlegt ist - gibt es noch immer ein Problem, kontaktieren Sie bitte den Mark.One Support

Eine Rechnung kann nie gelöscht, nur storniert oder wiederöffnet werden. Die Rechnungsnummer bleibt also bestehen, die Höhe des zu buchenden Umsatzes kann mit der Wiedereröffnen Funktion geändert werden.

Haben Sie eine Rechnung erstellt, aber die Ware nie geliefert oder schon in einer Filiale fakturiert, so muss diese fehlerhaft erstellte Rechnung natürlich storniert werden. Dazu klicken Sie auf die "3 Punkte" rechts unter Status. Wählen Sie hier "Stornieren" aus - geben Sie dann den Stornogrund ein.
Klicken Sie "Endgültig stornieren" an wird die Rechnung endgültig storniert und kann nie mehr bearbeitet / wiedereröffnet werden.

Wurde eine Rechnung falsch erstellt - z.B. beinhaltet Sie eine fehlerhafte Bestellung, so können Sie diese Rechnung wieder eröffnen. Dazu klicken Sie auf die "3 Punkte" rechts unter Status. Wählen Sie hier "Wiedereröffnen" aus - und geben Sie einen Stornogrund ein. Klicken Sie auf "Endgültig wiedereröffnen" wird die ursprüngliche Rechnung storniert.

Es wird somit eine neue Rechnung erstellt, welche Sie in "Nicht Erstellt" vorfinden. Inhalt dieser neu erstellten Proformarechung sind die wiedereröffneten und somit nicht fakturierten "Bestellungen" welche jetzt bearbeitet werden können.

Ein Beispiel:

Sie liefern dem Hotel Bergblick 100 Brötchen und haben Retouren von 20, so möchten Sie dem Kunden nur 80 Stück verrechnen. Erstellen Sie nun zuerst eine Rechnung auf der trotzdem 100 Stück verrechnet werden, müssen Sie diese Rechnung wiedereröffnen:

Hinweis: diese Rechnung hat nun eine neue Rechnungsnummer, die ursprüngliche Rechnung wurde storniert und behält damit die alte Rechnungsnummer

Ergänzung zu dem Beispiel:

Nun ruft Sie der Hotelier an und fragt warum er die Rechnung für 80 Brötchen bekommt, er war ja letztens bei Ihnen in der Filiale und hat die 80 Brötchen Bar in der Verkaufstelle über die Kasse bezahlt. Er hat recht -> Sie müssen nun die Rechnung stornieren: