Mark. One Banking | Details

Dieser Artikel gibt eine Übersicht über die Einrichtung des Banking Moduls, sowie die Aktivierung der Schnittstelle zu finAPI für die Einsicht der Bankdaten.

Zusätzlich werden die Einstellungen und die Cashflow Planungsmöglichkeiten beschrieben.

Mark.One Banking dient dem Liquiditätsmanagement des eigenen Betriebes.

Transaktionen inklusive Ausgaben und Einnahmen können kategorisiert und im Jahresverlauf dargestellt werden. Alle verbundenen Bankkonten werden mit einbegriffen, womit eine gesammelte Übersicht und folgende Cashflow Planung des Betriebes möglich ist.

Die Integration und Absicherung der Transaktionen der Bankkonten ist über eine Schnittstelle zur finAPI GmbH möglich. finAPI ist ein Bafin - lizenzierter Zahlungsauslösedienst, sowie en registrierter Kontoinformationsdienst.

Im Zuge der Schnittstelle werden folgende Daten an Mark.One übertragen:

Das Mark.One Banking ist eine kostenpflichtige Leistung.

Die Einrichtung des Mark.One Banking erfolgt dreistufig.

Um das Banking im Büromodul zu aktivieren, muss die Schnittstelle zu finAPI eingerichtet werden.

Folgend können die Bankverbindungen unter Finanzen - Banking hinterlegt und verwaltet werden.

Im letzten Schritt kann eine Automatisierung zur automatisierten Synchronisierung der Bank - Transaktionen eingerichtet werden. Dies ist optional.

Zur Aktivierung des Mark.One Banking muss die Schnittstelle zu finAPI eingerichtet werden.

Dafür im Büromodul die Einstellungen und folgend den Marketplace öffnen. Unter Buchhaltung kann Banking ausgewählt werden.

Für die Aktivierung kann der inaktiv - Button durch Anklicken auf aktiv geändert werden.

Zusätzlich sind in der Schnittstellenaktivierung weitere Informationen zur Schnittstelle ersichtlich.

Nach der Aktivierung im Marketplace wird ein Neu Laden der M1 Website notwendig. Folgend ist das Banking unter Finanzen im Büromodul abrufbar.

Alternativ kann bei der Aktivierung der Schnittstelle unter Einrichten, der Zum Banking - Button ausgewählt werden. Dadurch wird das Banking in den Finanzen direkt geöffnet.

Zur Verbindung der Bankkonten müssen die Einstellungen über das Zahnrad - Symbol im Banking geöffnet werden.

Die Einstellungen werden geöffnet. Hier kann das Menü "Banken" ausgewählt werden.

Über den "Bank verbinden" Button kann die Verbindung zum Bankkonto eingerichtet werden.

Folgend wird die finAPI Seite zur Eingabe der Bankdaten geöffnet.

Im ersten Schritt muss dass jeweilige Land (Deutschland bzw. Österreich ausgewählt werden.

Anschließend muss die Bank namentlich über das Eingabefeld gesucht werden.

Die gesuchte Bank auswählen.

Nutzungsbedingungen akzeptieren und durch weiter bestätigen.

Die Bank ist nun registriert. Folgend durch "Weiter zu Ihrer Bank" den Bank Login durchführen.

Am oberen Bildschirmrand werden alle weiteren notwendigen Schritte zum Bank Login angezeigt.

Anschließend wird die Login Seite der eigenen Bank geöffnet. Die Anmeldung kann durchgeführt werden.

Die Freigabe für den Kontozugriff muss mittels pushTan bestätigt werden.

Nach der Freigabe ist der Bank Login abgeschlossen und das Mark.One Büromodul wird geöffnet.

Es wird empfohlen, die Banken - Einstellungen anschließend einmal über den "Aktualisieren" - Button zu aktualisieren.

Alle verbundenen Bankkonten sind unter "Verbundene Konten" in den Banking Einstellungen - Banken ersichtlich.

Der Abfragezeitraum der Kontodaten ist vom jeweiligen Bankinstitut abhängig. Dieser kann variieren.

Dies ist insbesondere für die Einrichtung und Anzeige des Startzeitpunktes relevant.

Sind die Transaktionen jedoch einmal im Mark.One Banking abgebildet, sind sie zukünftig dort abgespeichert.

Eine Automatisierung zur automatischen Synchronisation der Transaktionen aller Bankverbindungen kann eingerichtet werden. Bei jeder Synchronisation werden folgend alle Umsätze / Transaktion seit der letzten Synchronisation ausgelesen.

Grundsätzlich ist diese nicht zwingend notwendig. Eine manuelle Synchronisierung kann über die Banking Einstellungen (siehe Kap. 3.2 - Jetzt Synchronisierung) durchgeführt werden.

Für eine automatisierte regelmäßige Synchronisierung wird die Einrichtung jedoch empfohlen.

Dafür kann in den Automations des Büromoduls eine neue Automatisierung hinzugefügt werden.

Folgend kann ein neuer Job hinzugefügt werden. Dafür bei Job Hinzufügen "Banken Sync" auswählen.

Für die Einrichtung der Automatisierung müssen folgende Einstellungen definiert werden:

Die Einstellungen im Banking können über das Zahnrad - Symbol am rechten oberen Bildschirmrand aufgerufen werden.

In den Banking Einstellungen gibt es drei Menü - Punkte:

Diese werden in den folgenden Kapiteln detailliert beschrieben.

Zur Kategorisierung der Transaktionen gibt es hier die Möglichkeit Kategorien festzulegen.

Standardmäßig sind bereits häufig vorkommende Kategorien hinterlegt. Diese können übernommen bzw. entfernt werden.

Transaktionen werden anhand der Beschreibung der Kategorien durch eine integrierte KI automatisch einer Kategorie zugeteilt.

Kategorien können für die Eingänge oder die Ausgänge über " + neue Kategorie" hinzugefügt werden.

Die Kategorien der Ausgänge und Eingänge sind getrennt aufgelistet und definiert.

Ausgänge

Eingänge

Eine neu hinzugefügt Kategorie kann folgend festgelegt werden:

Eine Kategorie kann über das Mülleimer - Symbol entfernt werden.

Je detaillierter Kategorien aufgetrennt und ebenfalls in Unterkategorien aufgelistet werden, desto exakter wird später der Überblick über die Einnahmen und Ausgaben abgebildet. (siehe Kap. 4.3)

Die Beschreibung der Kategorien kann individuell erfolgen. Auch Beispiel - Transaktionen, DB + DZ Nummern können als Beschreibung verwendet werden, etc.

Beispiele Eingänge (siehe Abbildung)

Beispiele Ausgänge (Siehe Abbildung)

Bank Verbinden

Über diesen Button kann eine neue Bank Verbindung hergestellt werden.

(siehe Kapitel 2.2 Bankkonten verbinden)
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Aktualisieren
Button zur Aktualisierung der Einstellungen. Sollte nach jedem Hinzufügen einer neuer Bank Verbindung durchgeführt werden.

Jetzt synchronisieren

Button zur manuellen Synchronisierung aller Transaktionen seit der letzten Synchronisierung. Ident zur Automatisierung der Banken Synchronisation.

(Button ist erst nach Verbindung einer Bank vorhanden)
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Transaktionen Rebase

Button zur manuellen Übertragung aller Transaktionen der zu diesem Zeitpunkt verbundenen Bankkonten. (bis zum von der Bank freigegebenen Zeitpunkt)

Funktion wird bei gleichbleibenden Einstellungen selten benötigt. Am ehesten relevant bei manueller Änderung des Abfragezeitraumes (Historie).

(Button ist erst nach Verbindung einer Bank vorhanden)

Verbundene Konten

Auflistung aller bereits verbundener Konten. Mehrere Konten können verbunden werden.

Einstellungen für neue Bankverbindungen

Diese Einstellungen gelten nur beim Verbinden einer neuen Bank und können danach für eine bereits verbundene Bank nicht mehr geändert werden.
(Ausnahme Historie: Transaktionen Rebase)

Kontokorrentlinie (EUR)

Hier kann die Kontokorrentlinie in Euro eingegeben werden. Diese entspricht dem Höchstbetrag, bis zu welchem die Konten überzogen werden dürfen.
Dieser Betrag bezieht sich gesammelt auf alle verbundenen Bankkonten. Die einzelnen Kreditlinien der Banken müssen somit addiert werden.

Die Kontokorrentlinie wird als positive Zahl angegeben, wird folgend jedoch als negative Zahl in der Grafik abgebildet.
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DEMO Bank Daten Verwenden

Option, die aktiviert bzw. inaktiviert werden kann.

Bei aktiver Funktion, werden im Banking Demo Bank Daten verwendet. Dies gibt die Möglichkeit die Verwendung des Banking Moduls zu testen und zu visualisieren.

Für die Anwendung des Banking mit Verbindung der eigenen Bankdaten muss diese Option inaktiviert sein.

Mark. One Support Mitarbeiter können zur Fehlersuche auf Bankdaten zugreifen

Option, die aktiviert bzw. inaktiviert werden kann.
Bei aktiver Funktion, kann der Mark.One Support bei Fehlermeldungen auf das Banking Modul inklusive Bankdaten zugreifen und Hilfeleistungen geben.

Der Zugriff, sowie Einsicht des M1 Supportes zu allen Bankdaten kann durch die Inaktivierung dieser Option vollständig eingeschränkt werden.

Insbesondere bei der Einrichtung und Einführung des Banking Moduls wird empfohlen die Option zu aktivieren.

Im Banking der Finanzen gibt es folgende drei Menü Punkte:

Unter Transaktionen sind standardmäßig alle Transaktionen aller verbundener Bankkonten aufgelistet.

In der Übersicht sind folgende Optionen möglich:

Kategorie und Bankkonto Filtern

Weiters können die Transaktionen gefiltert werden. Dafür das Filter - Symbol auswählen.

Es kann nach Kategorie bzw. nach Bankkonto gefiltert werden.

Standardmäßig sind alle Kategorien, sowie alle Bankkonten festgelegt.

Transaktionen

Die Transaktionen sind in 4 Spalten aufgelistet:

Die neuesten Transaktionen werden in der Auflistung ganz oben angezeigt.

Für einzelne Transaktionen sind folgende Optionen möglich:

Transaktionen können in Kategorien eingeteilt werden. Die Zuteilung erfolgt KI basiert auf Grundlage der Beschreibungen der Kategorien.

Nach der Einrichtung und Beschreibung der Kategorien (siehe Kap. 3.1) kann in der Transaktionen - Übersicht die Zuteilung durch den "Kategorisieren" - Button durchgeführt werden.

Folgend werden alle Transaktionen, welche zu diesem Zeitpunkt keiner Kategorie zugeordnet sind, einer Kategorie zugeordnet.

Änderung von Kategorien + Beschreibungen

Insbesondere bei der Einrichtung des Bankings, kann es zu wiederholten Änderungen und Anpassungen, sowie Hinzufügen von Kategorien kommen.

Es gibt daher die Möglichkeit alle Transaktionen mit den neuen Kategorien zu überschreiben und neu zuzuteilen.

Dafür die jeweiligen Checkboxen der Transaktionen auswählen bzw. Alle Transaktionen über die Checkbox bei Bezeichnung auswählen.

Folgend ändert sich der Button auf "Neu Kategorisieren". Dieser kann angeklickt werden. Alle zu diesem Zeitpunkt ausgewählten Transaktionen werden überschrieben und zu den aktuell definierten Kategorien zugeteilt.

Die Cashflow Planung dient der zukünftigen Planung des Cashflows um einen Überblick über die Finanzen des Betriebes zu halten.

In der Übersicht der Cashflow Planung sind folgende Optionen möglich bzw. allgemeine Informationen ersichtlich:

Die zukünftigen Monate sind über die ganze Übersicht hinweg blau hinterlegt.

Folgende detaillierte Informationen sind in der Cashflow Planung ersichtlich:

Kontostand

Der Kontostand wird mittels Punktediagramm und einer Verbindungslinie im definierten Zeitraum dargestellt. Der Kontostand wird jeweils am Ende des Monats übernommen und als Punkt abgebildet.

Die durchgezogene Linie ist dabei jeweils der Ist Kontostand.

Die gestrichelte Linie bildet den prognostizierten Kontostand ab.

Zusätzlich wird die Kreditlinie für alle Konten gemeinsam abgebildet. (Die Kreditlinie muss zuvor in den Einstellungen unter Option "Kontokorrentlinie" definiert werden.)

Ein & Auszahlungen

Die Ein- und Auszahlungen der vergangenen Monate werden in einem Balkendiagramm gegenübergestellt.

Für den jeweiligen Monat werden die Einzahlungen mittels blauem Balken und die Auszahlungen mittels orangem Balken dargestellt.

Unter den Balkendiagrammen sind die in Kategorien aufgeteilten Transaktionen der Ein- und Auszahlungen monatsweise abgebildet.

Zusätzlich wird der Netto - Cashflow, Endbestand, sowie freier Kreditrahmen pro Monat angezeigt.

Die Transaktionen sind in der Ansicht tabellarisch in Beträgen aufgelistet. Durch Anklicken des jeweiligen Betrages (entspricht hier einer Kategorie/ Monat) können die Detaillierten Umsätze und Zusammensetzung des ausgewählten kategorisierten Transaktionsbetrages eingesehen werden.

Unterkategorien können bei der jeweiligen Kategorie durch den Pfeil am Kategorie Name auf - bzw. eingeklappt werden.

Die Cashflow Planung ist besonders relevant um einen Überblick der Finanzen aller Bankkonten, sowie der Kreditlinie zu bewahren. Durch die Möglichkeit der zukünftigen Vorplanung können etwa geplante erhöhte Ausgaben mit eingeplant und ihre Auswirkungen veranschaulicht werden.

Die Planung kann auf zwei Arten durchgeführt werden:

Manuelle Planung

In der tabellarischen Übersicht der Einzahlungen und Auszahlungen können die voraussichtlichen Einzahlungen und Auszahlungen der zukünftigen Monate Manuell eingeplant werden.

Dafür das Wert - Feld der Kategorie des zukünftiges Monates im blau hinterlegten Bereich anklicken.

Folgend kann der Planwert für diese Kategorie eingegeben werden. Ebenfalls kann eine Notiz etwa als Begründung oder Hinweis für das Team beigefügt werden.

Folgend wird der Wert in die Tabelle übernommen.

Sind Unterkategorien vorhanden, können NUR die Werte der Unterkategorie bearbeitet werden.

Folgemonate einplanen

Bei wiederkehrenden gleichbleibenden Einnahmen oder Ausgaben, können diese auch wiederholend für eine bestimmte Anzahl an Monaten vorausgeplant werden.

Dafür wiederum das Tabellenfeld/ Wert - Feld anklicken.

Folgend den Planwert eingeben und die Option "Auch in Folgemonaten einplanen" aktivieren. Nun kann der Zeitraum für die Vorausplanung in Monaten definiert werden.

Die eingeplanten Beträge können jederzeit für einzelne Monate überschrieben werden.

AI Planung

Die Planung kann ebenfalls durch die Hilfe einer integrierten KI durchgeführt werden.

Dafür die Planung über den Button "AI Planung" beginnen.

Es erscheint ein Menü Feld.

Durch die Bestätigung mit OK plant die AI alle Kategorien der nächsten 12 Monate anhand der Monatssummen der letzten 12 Monate.
Bereits bestehende Planwerte und Notizen in diesem Zeitraum werden überschrieben.

Im Menü Feld gibt es die Möglichkeit zusätzliche Anweisungen an die AI Planung zu stellen. Dies ist optional.

Mit Bestätigung durch OK wird die Planung durchgeführt. Dies kann einige Minuten dauern.

Die Durchführung der Planung wird von der KI bestätigt und ein Infofeld mit kurzer Übersicht der wichtigsten Anpassungen und Berücksichtigungen wird angezeigt.

In den Planungsfelder sind nun alle Planungswerte ausgefüllt und eine Prognose wird abgebildet.

Die einzelnen Beträge der Kategorien können jederzeit manuell überschrieben werden.

Notiz

Wird ein Planwert mit einer Notiz versehen, wird das jeweilige Tabellenfeld gekennzeichnet.

Für besondere Ausgaben oder Investments wie etwa Filialeröffnungen oder Einstellung von Mitarbeitern kann die Einrichtung eines neuen Szenarios sinnvoll sein. (siehe dafür Kap. 5 Szenarien)

Der Überblick gibt eine bildliche Darstellung von Eingängen und Ausgängen aller Bankkonten im definierten Zeitraum.

Der Zeitraum kann am rechten oberen Bildschirmrand definiert werden.

In der Darstellung werden zwei Kreis - Diagramme abgebildet. Eines zeigt die Aufteilung der Konteneingänge und eines die Aufteilung der Kontenausgänge an.

Die Aufteilung erfolgt anhand der Kategorien, welche in der Transaktion - Übersicht erstellt wurden.

Das Hauptdiagramm setzt sich folgend zusammen:

Alle Eingänge und Ausgänge sind kategorisiert (2).Unterkategorien werden ebenfalls dargestellt (3). Der jeweilige Betrag ist direkt im Diagramm ersichtlich (1).

Die Kategorien können durch Anklicken ausgewählt werden. Der Zahlungsfluss mit Anzeige der zugehörigen Transaktionen dieser Kategorie wird geöffnet.

Beispiel Zahlungsfluss bei Anklicken der Kategorie:

In der Cashflow Planung gibt es die Möglichkeit mehrere Szenarien zu erstellen.

Standardmäßig ist ein Szenario, das Hauptszenario, eingestellt.

Es wird empfohlen in diesem die am wahrscheinlichsten zutreffende Planung des Cashflows anzulegen.

Für besondere Ausgaben oder Anschaffungen, die aktuell eher Überlegungen sind, können Szenarien zur Darstellung der Auswirkungen erstellt werden.

Für die Erstellung von Szenarien die Cashflow Planung öffnen. In der Übersicht kann am oberen Bildschirmrand nun das Szenario geändert und für weitere Optionen angeklickt werden.

Folgend werden alle Szenarien angezeigt. Hier kann zwischen den Szenarien gewechselt werden.

Ebenfalls kann über "Szenario erstellen" eines neues Szenario hinzugefügt werden.

Wird ein neues Szenario erstellt, kann ein Name eingegeben werden. Durch den "Erstellen" Button bestätigen.

Nach der Erstellung eines Szenarios, wird dies anschließend in der Cashflow Planung angezeigt und kann geplant werden.

Folgende Informationen werden bei der Erstellung eines neuen Szenarios bzw. Wechsel auf ein anderes Szenario übernommen:

Die Planung eines Szenarios verläuft grundsätzlich ident zur normalen Cashflow Planung im Hauptszenario, welche in Kap. 4.2.2 beschrieben wird.

Mit Ausnahme, dass nun das Szenario mit einbezogen wird:

Hier werden mögliche Beispiele zur Cashflow Planung, sowie Szenarien beschrieben.

Beispiel 1: Personal erhöhen

Szenario
Ein Betrieb überlegt sich eine weitere Mitarbeiterin anzustellen. In der Cashflow Planung können die Auswirkungen auf den Cashflow durch Erhöhung der Personalkosten gesehen werden.

Dafür einfach für die geplanten Monate in der Planung, die Personalkosten erhöhen. Die Auswirkungen werden folgend in die gesamte Cashflow Übersicht übernommen.

In diesem Beispiel werden Überlegungen zur Einstellung neuer Mitarbeiter angestellt. Dies kann in der normalen Cashflow Planung durchgeführt werden, es kann jedoch auch sinnvoll sein, hierfür ein eigenes Szenario zu erstellen. Dadurch können beide Szenarien leichter miteinander verglichen werden.

Normale Cashflow Planung

Die Einstellung ist bereits bereits fixiert. Die Planung wird im Hauptszenario, der normalen Cashflow Planung durchgeführt.

Beispiel 2: Anschaffungen einplanen

Ein Betrieb will seine Öfen in der Produktion austauschen. Die Kosten können bereits in der Cashflow Planung eingeplant werden. Dadurch können die Auswirkungen und die Möglichkeiten der Anschaffungen besser überblickt werden.

Beispiel 3: Das nächste Jahr vorausplanen

Ein Betrieb will bereits das nächste Jahr vorausplanen. Mit der KI Planung werden bereits 12 Monate voraus eingeplant und ausgefüllt.

Beispiel 4: Eine neue Filiale eröffnen

Ein Betrieb überlegt sich eine neue Filiale zu eröffnen. Dafür ist es sinnvoll ein eigenes Szenario zu erstellen. In der Planung können die Einrichtungskosten, Kreditrückzahlungen zusätzliche Personalkosten, steigende Umsätze, etc. angegeben werden.

Die Auswirkungen auf den Cashflow bzw. den Kontostand und die Kreditlinie werden übersichtlich dargestellt.

Die Entscheidungsfindung für große Investments kann so erleichtert werden.

Beispiel 5: Worst Case Szenario

Ein Betrieb erstellt sich ein Szenario, in welchem er sein Worst Case Szenario abbildet. Dafür z.B. Umsatzrückgänge simulieren.

Es gibt die Möglichkeit den automatisierten Zahlungsabgleich über die Einsicht der Transaktionen für ausstehende Rechnungen von Kunden durchzuführen.

Die Banking Transaktionen werden auf Zahlungen von Kunden mit ausstehenden (nicht bezahlt) Rechnungen geprüft. Dadurch kann der Zahlungsabgleich ohne Hochladen einer Datei durchgeführt werden.

Dafür unter Rechnungen den Assistent auswählen.

Folgend kann unter "1. Bankauszug wählen" der Button "Banking - Transaktionen verwenden" gewählt werden.

Der Zeitraum kann überprüft werden und die Analyse kann nun über "Analyse starten" durchgeführt werden.

Durch die Analyse werden alle Transaktionen passend zu Rechnungszahlungen der Kunden erkannt und die Rechnungen werden folgend als bezahlt gekennzeichnet.