Dieser Artikel gibt eine Übersicht über die Einrichtung und Funktionen einer Telefonliste für Bestellungen
Übersicht
Telefonliste einrichten
1.1 Telefonliste öffnen
1.2 Kunden der Telefonliste hinzufügenAnwendung der Telefonliste
2.1 Anrufe tätigen
2.2 Eine Bestellung aufnehmen
2.3 Ein Kunde auf erledigt setzen
2.4 Eine Bestellung für einen Kunden eingeben, der bereits als erledigt markiert wurde (Abgebrochen)
2.5 Eine weitere Bestellung zu einem Kunden hinzufügen, der bereits bestellt hat
2.6 Eine bereits erstellte Bestellung bearbeitenAnruf wird nicht entgegen genommen/ Bestellung offen - Nachbestellungen einrichten
3.1 Verhalten bei offener Bestellung
3.2 Einrichtung Automatisierung : Bestellungen erstellen
3.3 Ansicht TelefonlisteAnruf wird nicht entgegen genommen - Erinnerung senden
4.1 Erinnerung in Automation senden - aktivieren
4.2 Einrichtung Automatisierung: Erinnerung sendenTelefonliste ausdrucken
Telefonliste in Kombination mit dem Business Shop
6.1 Offene Bestellungen
6.2 Einstellungen im Business Webshop
1 Telefonliste einrichten
1.1 Telefonliste öffnen
Unter: Bestellungen - Menü
Die Telefonliste kann in den Bestellungen über das Menü geöffnet werden.
Dafür das Menü am unteren Bildschirmrand öffnen.
Im Menü kann die Telefonliste nun über den "Öffnen" Button geöffnet werden.
Schnellleiste anheften
Es gibt jedoch die Möglichkeit, die Telefonliste an die Schnellleiste anzuheften. Damit kann der Zugriff vereinfacht werden.
Dafür kann im Menü bei Telefonliste der Kipp Schalter aktiviert werden.
Die Telefonliste ist nun an der Schnellleiste in der Bestellübersicht der Bestellungen angeheftet.
1.2 Kunden der Telefonliste hinzufügen
Unter: Daten - Kunden
Zu Beginn sind in der Telefonliste weder Kunden noch Telefon - Nummern hinterlegt. Die Telefonnummern der gewünschten Kunden müssen zugeteilt werden, indem sie einzeln für die Telefonliste freigeschalten werden.
Dafür den jeweiligen Kunden in den Daten aufrufen. Unter Bestellungen der Kundeneinstellungen kann die Funktion "Telefonliste" über einen Kipp Schalter aktiviert werden.
Nach der Aktivierung ist die Telefonnummer auf der Telefonliste abgebildet.
Mehrere Optionen zur späteren Anwendung können hier zusätzlich eingestellt werden:
Eine Anrufzeit definieren
Die Tage, an welchen der Kunde normalerweise immer angerufen werden soll definieren. Dafür an allen gewünschten Tagen einen Haken setzen.
2 Anwendung der Telefonliste
Für die Anwendung der Telefonliste, müssen zuvor die Kunden für diese aktiviert werden. (Kap. 1.2)
Alle, die aktiviert wurden erscheinen folgend auf der Liste.
Die Kunden werden inklusive Kunden ID, Uhrzeit, Telefonnummer und Bestellstatus aufgelistet. Bei den meisten Kunden sind die Bestellungen offen.
Offene Bestellungen bedeutet, dass die Kunden für diesen Tag normalerweise eine Bestellung aufgeben, diese jedoch noch nicht aufgenommen wurde. Sie sind mit "offen" gekennzeichnet.
In der Telefonlisten - Anwendung sind folgende allgemeine Optionen möglich:
Das Datum anpassen (1)
Das Datum, für welchen Tag die Bestellungen durchgeführt werden sollen, muss eingegeben werden.
Es scheinen folgend nur jene Kunden auf, die für diesen Tag in den Kunden - Einstellungen der Daten aktiviert wurden. (siehe Kap. 1.2)
Die Anzeige von Kunden filtern:
Filtern nach Status der Bestellung: Alle Offen, Bestellt, Erledigt (2)
Filtern nach zugeteilter Tour (Auslieferung) (3)
Filtern nach zugeteilter Kunden - Gruppe (4)
Ein Kunde der Telefonliste hinzufügen (5)
Dafür den gewünschten Kunden im Eingabefeld "+ Kunde" suchen und anklicken. Er wird sofort in die Liste übernommen. Detaillierte Einstellungen müssen in den Daten - Kunden durchgeführt werden. (siehe Kap. 1.2)
Ausdrucken (6)
Die Telefonliste wird ausgedruckt.
Seite Aktualisieren (7)
Besonders in Situationen relevant, in denen die Telefonliste zur selben Zeit von mehreren Person bearbeitet wird.
In der Anwendung und Tätigung der Anrufe sind folgende Funktionen möglich:
Die Spalten der Auflistung aller Kunden sind in Kunden - ID, Kunden - Name, Uhrzeit (in den Daten eingerichtet), Kunden - Telefonnummer und Bestell Status gegliedert.
Es gibt die Möglichkeit durch das Anklicken der jeweiligen Spaltenüberschrift die Anordnung der aufgelisteten Kunden in auf - bzw. absteigende Reihenfolge zu gliedern.Beispiel Anwendungsbeispiel:
Viele Kunden gliedern nach der eingestellten Uhrzeit, dann können die Kunden in dieser Reihenfolge angerufen werden.
2.1 Anrufe tätigen
Durch Anklicken der hinterlegten Telefonnummer wird ein Anruf über das verknüpfte Telefon gestartet.
Eine Telefonnummer muss immer zusätzlich zur Aktivierung der Telefonliste in den Kunden Einstellungen der Daten hinterlegt werden. Ansonsten wird diese in der Telefonliste nicht angezeigt.
2.2 Eine Bestellung aufnehmen
Soll eine Bestellung des Kunden während des Anrufes aufgenommen werden, kann dies über Anklicken des "+ Bestellung" Button durchgeführt werden.
Die Bestellansicht einer Bestellung wird folgend geöffnet. Alle Optionen einer gewohnten Erstellung einer Bestellung sind hier möglich. (Artikel, Mengeneingabe, Rabatte, etc. )
Durch den Speichern Button wird die Bestellung aufgenommen und die Telefonliste wiederum geöffnet.
In der Telefonliste wird dieser Kunde folgend mit einem grünen "Bestellt" Symbol gekennzeichnet. Die Bestellung ist somit nicht mehr offen.
2.3 Ein Kunde auf Erledigt setzen
Möchte ein Kunde für diesen Tag keine Bestellung aufgeben, kann dieser Kunde durch Anklicken des "Erledigt" - Buttons auf Erledigt gesetzt werden. (1)
Dies dient der Kennzeichnung von bereits getätigten Anrufen.
In der Telefonliste wird dieser Kunde folgend mit einem roten "Abgebrochen" Symbol gekennzeichnet. (2)
2.4 Eine Bestellung für einen Kunden eingeben, der bereits als erledigt markiert wurde (Abgebrochen)
Ein Kunde, der als Abgebrochen gekennzeichnet ist, kann über den "Reload - Offen" - Button wieder rückgängig gemacht werden.
Der Kunde wird folgend aktualisiert und eine Bestellung kann wie gewohnt eingegeben werden.
2.5 Eine weitere Bestellung zu einem Kunden hinzufügen, der bereits bestellt hat
Ist ein Kunde bereits als "bestellt" gekennzeichnet, gibt es die Möglichkeit über den " + " Button bei diesem Kunden eine zusätzliche Bestellung aufzugeben.
Folgend öffnet sich die Bestellansicht zur Durchführung einer Bestellung. Über Speichern wird diese hinzugefügt.
2.6 Eine bereits erstellte Bestellung bearbeiten
Um eine Bestellung nochmalig bearbeiten und anzupassen, kann die grüne "Bestellt" Kennzeichnung angeklickt werden. Dadurch wird die Bestellung geöffnet und kann angepasst werden.
3 Anruf wird nicht entgegen genommen/Bestellung offen - Nachbestellungen einrichten
Für den Fall, dass Anrufe von Kunden nicht beantwortet werden, die normalerweise an diesem Tag eine Bestellung aufgeben würden, können automatische Nachbestellungen eingerichtet werden.
Nachbestellungen können ebenfalls für jeden Business Kunden mit Business Webshop eingerichtet werden.
Unabhängig davon ob Kunden angerufen werden oder über einen Business Webshop bestellen, müssen diese auf der Telefonliste hinterlegt sein, um automatische Nachbestellungen zu ermöglichen.
Die Einrichtung erfolgt in 2 Schritten:
Verhaltensweise in den Kunden - Einstellungen definieren
Automatisierung einrichten
3.1 Verhalten bei offener Bestellung
Unter: Daten - Kunden - Bestellung
Die Verhaltensweise bei offenen Bestellungen, wenn ein Kunde den Anruf nicht beantwortet, muss in den Einstellungen des Kunden definiert werden.
Dafür in den Daten, den Kunden auswählen. Unter Bestellungen und bei aktiver Telefonliste (siehe Kap. 1.2) kann die Option "Verhalten bei offener Bestellung" definiert werden.
Es gibt 3 Auswahlmöglichkeiten:
Die ausgewählte Option tritt folgend bei Nicht - Beantworten des Anrufes ein.
Keine Aktion: Es wird keine Bestellung aufgegeben
Letzte Bestellung kopieren
Die letzte Bestellung, welche für den Kunden erstellt wurde, wird kopiert.
Dies kann ggf. gestern oder auch vor 1 Monat gewesen sein.
Bestellung Vorwoche kopieren
Die Bestellung des selben Tages der Vorwoche wird übernommen.
z.B. Wenn aktuell die Bestellung für Freitag erstellt werden soll, wird die Bestellung vom Freitag der letzten Woche übernommen.
3.2 Einrichtung Automatisierung : Bestellungen erstellen
Unter: Automations - Automatisierungen
Eine neue Automatisierung kann in den Automations über "+ Automatisierung" erstellt werden.
Der Job "Telefonlisten Bestellungen" muss hinzugefügt werden.
Folgende Optionen sind für die Einrichtung dieser Automatisierung notwendig:
Die Automatisierung benennen. Ein Name kann frei gewählt werden.
Der Zeitpunkt der Ausführung definieren.
Für diese Automatisierung wird empfohlen Täglich auszuwählen. Die Uhrzeit sollte so gewählt werden, dass zu diesem Zeitpunkt alle Telefonate geführt wurden. Dazu können die Tage, der Ausführung ausgewählt werden.
Eine Email Versendung einrichten.
Durch die Aktivierung des Email - Button kann eine Email Adresse eingegeben werden. An diese wird folgende eine Übersicht der durchgeführten Automatisierung mit allen Nachbestellung versendet.Das Einrichten einer Email Versendung wird empfohlen, da so mögliche Fehlermeldungen zu Nachbestellungen erkannt frühzeitig bemerkt werden.
Als Aktion muss hierfür "Bestellungen erstellen" gewählt sein
Die Kundengruppen können gefiltert werden: Es können Alle Gruppen oder die einzelnen erstellten Kundengruppen gefiltert werden. Mehrfachauswahl möglich.
Zum festgelegten Zeitpunkt werden nun alle offenen Bestellungen erkannt. Je nach aktivierter Option, werden folgend die passenden Nachbestellungen erstellt.
Für jede Nachbestellung wird eine automatische Bestätigungs - Email über die erfolgte automatische Nachbestellung an den Kunden versendet.
Beispiel:
Ein Kunde kann per Telefon nicht erreicht werden. Er hat eine offene Bestellung für morgen. Mit ihm wurde ausgemacht, dass in diesem Fall die letzte Bestellung kopiert wird.
Um 20 Uhr ist die Bestellung zu diesem Zeitpunkt immer noch offen. Die Bestellung für den nächsten Tag wird daher automatisch durch das Kopieren der letzten Bestellung nachbestellt.
Verlauf Einsehen
Unter: Automations - Verlauf
Im Verlauf der Automatisierungen werden alle Nachbestellungen erfasst und können nachgelesen werden.
Auch Nachbestellungen, welche nicht durchgeführt wurden, sind hier inklusive Grund ersichtlich. (z.B.: Keine historischen Bestellungen vorhanden., Kunde benötigt keine Bestellung, etc.)
3.3 Ansicht Telefonliste
Wurde die Option "Letzte Bestellung kopieren" oder "Bestellung Vorwoche kopieren" eingestellt, wird der Kunde in der Telefonliste mit einem "Auto" Symbol gekennzeichnet.
Wurde die Option "Keine Aktion" ausgewählt, ist die Bestellung nicht speziell gekennzeichnet.
Die Kennzeichnung "Auto" bedeutet nicht automatisch, dass die Bestellung je nach eingestellter Option übernommen wird.
Die zusätzliche Einrichtung einer Automatisierung ist dafür zwingend notwendig.
Bei eingerichteter Automatisierung wird diese Bestellung automatisch nachbestellt. Dafür muss die Bestellung jedoch auf offen gelassen werden. Wird diese etwa auf "erledigt" gesetzt wird sie nicht nachbestellt.
4 Anruf wird nicht entgegen genommen - Erinnerung senden
Werden Anrufe nicht entgegen genommen bzw. sind Bestellungen zu einen definierten Zeitpunkt noch offen, gibt es die Möglichkeit eine automatische Erinnerung an die jeweiligen Kunden per Email zu versenden.
Unabhängig davon ob Kunden angerufen werden oder über einen Business Webshop bestellen, müssen diese auf der Telefonliste hinterlegt sein, um automatische Nachbestellungen zu ermöglichen.
Dafür muss die Option "Erinnerungen in Automation senden" zuerst aktiviert und folgend eine Automatisierung eingerichtet werden.
Die Automatisierung erkennt alle offenen Bestellungen von Kunden auf der Telefonliste und versendet zu einem festgelegten Zeitpunkt eine Erinnerung - Email.
Der Zeitpunkt der Erinnerung - Mail sollte VOR dem Zeitpunkt der Nachbestellungen festgelegt.
4.1 Erinnerung in Automation senden - aktivieren
Unter Büromodul: Daten - Kunden - Bestellungen
Erinnerungen können nur versendet werden, wenn die Option "Erinnerung in Automation senden" in den Kunden - Einstellungen unter Daten aktiviert ist.
Bei inaktiver Option wird unabhängig vom Bestellung - Status NIE eine Erinnerung versendet.
4.2 Einrichtung Automatisierung: Erinnerung senden
Unter: Automations - Automatisierungen
Die Einrichtung der Automatisierung verläuft anfangs ident zur Einrichtung einer Nachbestellung. (siehe Kap. 3.2):
Eine neue Automatisierung einrichten, sowie den Job "Telefonlisten Bestellungen" auswählen.
Folgende Optionen sind für die Einrichtung dieser Automatisierung notwendig:
Die Automatisierung benennen. Ein Name kann frei gewählt werden.
Der Zeitpunkt der Ausführung definieren.
Für diese Automatisierung wird empfohlen Täglich auszuwählen. Die Uhrzeit sollte so gewählt werden, dass noch etwas Zeit bis zur Automatisierung "Nachbestellung" bleibt. Dazu können die Tage, der Ausführung ausgewählt werden.Eine Email Versendung einrichten.
Durch die Aktivierung des Email - Button kann eine Email Adresse eingegeben werden. An diese wird folgende eine Übersicht der durchgeführten Automatisierung mit allen Nachbestellung versendet.
Als Aktion muss hierfür "Erinnerung senden" gewählt sein.
Die Kundengruppen können gefiltert werden: Es können Alle Gruppen oder die einzelnen erstellten Kundengruppen gefiltert werden. Mehrfachauswahl möglich.
5 Telefonliste Ausdrucken
Die Telefonliste kann auf zwei Arten ausgedruckt werden:
Direkt in der Telefonliste über das Drucker - Symbol (siehe Kap. 2)
Über die Einrichtung einer Automatisierung
Die Einrichtung der Automatisierung wird folgend näher beschrieben.
5.1 Einrichtung Automatisierung: Telefonlisten Ausdruck
Es gibt die Möglichkeit eine Automatisierung für den automatischen Telefonlisten Ausdruck einzurichten. Die Automatisierung kann als Drucken oder zur automatischen Email - Versendung eingestellt werden.
Die Einrichtung verläuft anfangs ident zur Einrichtung einer Nachbestellung. (siehe Kap. 3.2):
Eine neue Automatisierung einrichten, sowie den Job "Telefonlisten Bestellungen" auswählen.
Folgende Optionen sind für die Einrichtung dieser Automatisierung notwendig:
Die Automatisierung benennen. Ein Name kann frei gewählt werden.
Der Zeitpunkt der Ausführung definieren.
Der Zeitpunkt kann je nach gewünschter Durchführung eingerichtet werden.
Für die Email Versendung ist die automatische Versendung durch die Auswahl von Täglich sinnvoll.
Für das Ausdrucken wird eine manuelle Einrichtung empfohlen.
Zusätzlich kann definiert werden von welchem Tag die Jobs erstellt werden sollen.
Hier sind Möglichkeiten von x Tagen davor, Gleichen Tag oder x Tage danach aufgelistet.Je nach gewünschtem Typ kann hier Drucken bzw. Email ausgewählt werden. Email Versendung:
Der Button "Email" muss durch Anklicken aktiviert werden und die gewünschte Emailadressen kann hier eingegeben werden.
Drucken:
Der Button "Drucken" muss durch Anklicken aktiviert werden. Nun kann entweder "Druck Dialog" oder ein mit dem Gerät bereits verbundener Drucker ausgewählt werden.
Als Aktion muss hierfür "Telefonlisten Ausdruck" gewählt sein.
Der Status von Kundenbestellungen kann gefiltert werden. Hier ist die Auswahl von Allen Kunden, Offen, Bestellt oder Abgelehnt möglich.
Die Kundengruppen können gefiltert werden: Es können Alle Gruppen oder die einzelnen erstellten Kundengruppen gefiltert werden. Mehrfachauswahl möglich.
Anwendungsbeispiel: Email Versendung
Für den Zeitpunkt der Ausführung wird 6 Uhr morgens, Mo - Sa für die Jobs (Bestellungen mit Telefonnummern) des gleichen Tages ausgewählt.
Email wird ausgewählt und die Email Adresse eingegeben
Jeden Morgen um 6 Uhr wird nun die Telefonliste mit dem Status der Bestellungen des heutigen Tages an die eingerichtete Email automatisch versendet. Der Betriebsleiter möchte dies zur Kontrolle erhalten.
Anwendungsbeispiel: Drucken
Für die Ausführung wird manuell und die Job Erstellung für den nächsten Tag ausgewählt.
Drucken wird ausgewählt und der Drucker im Büro eingegeben.
Eine Büromitarbeiterin führt die Automatisierung jeden Tag aus. Die Listen werden für alle Zuständigen ausgedruckt.
6 Telefonliste in Kombination mit dem Business Webshop
Beispiel: Manche Betriebe verwenden die Telefonliste auch zur Überprüfung des Bestellstatus ihrer Webshop - Business Kunden.
Kunden, die für Bestellungen einen Business Webshop Zugang vom Betrieb erhalten, können ebenfalls in die Telefonliste mit aufgenommen werden.
Der Bestellstatus von Bestellungen kann über die Telefonliste somit einfach eingesehen werden.
Sobald Kunden mit einem Business Webshop auf der Telefonliste abgebildet werden, ist es möglich für diese ebenfalls Nachbestellungen oder Erinnerungen senden einzurichten.
6.1 Offene Bestellungen
Business Webshop
Im Business Webshop der Kunden können Bestellungen von den Kunden selbständig verwaltet werden.
Unter Bestellungen sind alle Bestellungen ersichtlich und nach den zugehörigen Tagen sortiert. Darin sind Serienbestellungen, neu hinzugefügte Bestellungen, etc. enthalten.
Tage, an denen noch keine Bestellungen erstellt wurden, werden als offen (offene Bestellung) gekennzeichnet.
Für den Kunden gibt es dort zwei Möglichkeiten:
Für diesen Tag keine Bestellung aufgeben. Dafür den roten "Keine Bestellung" Button anklicken. (1)
--> In der Telefonliste wird folgend "Abgebrochen" angezeigt.
Eine Bestellung für diesen Tag aufgeben. Dafür den "+ Bestellung" Button anklicken. Folgend kann die Bestellung eingegeben und bestätigt werden. (2)
--> In der Telefonliste ist die Bestellung folgend als "Bestellt" gekennzeichnet.
Solange der Kunde noch keinen der beiden Buttons angeklickt hat, wird die Bestellung im Büro und der Telefonliste als offene Bestellung gekennzeichnet.
(Dies gilt, sofern für diesen Kunden dieser Tag als aktiv gekennzeichnet wurde. siehe Kap. 1.2)
Bei aktiver Verhaltensweise für die automatische Nachbestellung kann die Bestellung offen gelassen werden. (Kap. 3.1)
Anwendungsbeispiel in einem Betrieb:
Für einen Kunden wird keine Serienbestellung angelegt, sondern jeden Tag eine neue Bestellung angelegt. Alle Tage, an denen er eine erhalten soll, werden in den Kunden - Einstellungen definiert (Kap. 1.2)
Da sich diese oft sehr ähnelt, wird mit dem Kunden vereinbart, dass er grundsätzlich immer die idente Bestellung zu seiner letzten Bestellung erhält (Kap. 3 - Automatisierung Nachbestellung - Letzte Bestellung kopieren aktiv).
Falls er jedoch für einen Tag keine Bestellung oder eine abweichende Bestellung einrichten will, kann er dies über den Business Webshop durchführen.
(Folgend wird dies als neue letzte Bestellung gewertet. )
6.2 Einstellungen im Business Webshop
Im Business Webshop können Kunden die Einstellungen, welche sich auf die Automatisierungen Nachbestellungen und Erinnerungen senden, selbständig bearbeiten. Sie sind ident zu den Kundeneinstellungen im Büromodul.
Die Einstellungen können unter Home auf der rechten unteren Bildschirmseite bearbeitet werden.
Automatische Bestellwiederholung
Die Automatische Bestellwiederholung entspricht der Verhaltensweise bei offenen Bestellungen.
Drei Optionen können ausgewählt werden:
Letzte Bestellung kopieren, Bestellung der Vorwoche kopieren oder Keine Aktion.
Erinnerungsmail
Diese Option kann aktiviert bzw. inaktiviert werden. Das Erinnerungsmail entspricht der "Erinnerung in Automation senden" Option, welche in den Kundeneinstellungen festgelegt werden kann.
