Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Retouren Erfassung und deren Einstellungen um in weiterer Folge eine exakte Auswertung zu gewährleisten.
Zusätzlich werden die Berechnungen der einzelnen Retouren Anwendungen angeführt um das Verständnis über die Retouren zu erleichtern.
Der Artikel wird in zwei Arten von Retouren eingeteilt:
Retouren von Lieferkunden
Retouren von Filialen
Retouren - Lieferkunden
Retouren - Lieferkunden
Übersicht
Erklärung von Retouren bei Lieferkunden
Eingabe von Retouren der Lieferkunden
2.1 Fahrer - App
2.2 Im Expedit
2.3 Im Büromodul
2.4 Business Webshop - selbständig durch den KundeRetourenlimit
3.1 Retourenlimit Anwendungsbeispiel: Pro Artikel
3.2 Retourenlimit Anwendungsbeispiel: Rechnungsweit
1 Erklärung von Retouren bei Lieferkunden
Bei größeren Lieferungen an Großkunden (z.B. Spar, Hotel, etc.) gibt es oft die Möglichkeit übrig gebliebene Artikel ohne Abrechnung an die Bäckerei zurück zu geben.
= Retouren
Die Retouren werden jedoch oft von der Bäckerei prozentual begrenzt um eine profitable Geschäftsbeziehung zu gewährleisten.
= Retourenlimit
Beispiel: Der Spar - Großhändler bestellt 100 Semmel. Davon werden 80 verkauft. Er hat daher 20 Semmel übrig, die er zurück an die Bäckerei schickt (20 Retour). Am Ende des Monats werden nur die 80 Semmel verrechnet.
2 Eingabe von Retouren der Lieferkunden
Retouren der Lieferkunden müssen zur richtigen Erfassung in der M1 Software eingegeben werden. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten.
2.1 Fahrer - App
Oft werden die Retouren des Vortages bei der nächsten morgendlichen Auslieferung mitgenommen. Für den jeweiligen Fahrer der Auslieferung gibt es daher die Möglichkeit die Kisten und Retouren in der Fahrer App einzugeben.
Kisten
Die Kisten Eingabe wird detailliert im Artikel: Fahrer App beschrieben.
Retouren
Um die Retouren in der Fahrer App einzugeben, muss der Kunde in der jeweiligen Fahrt ausgewählt werden.
Durch Anklicken öffnet sich eine Übersicht der Artikel Auslieferung. Diese werden grundsätzlich bei jeder Auslieferung in dieser Übersicht kontrolliert. Retouren können für Artikel, die hier aufgelistet sind, über das Stift- Symbol eingegeben werden.
Da die Artikelübersicht der aktuellen Auslieferung meistens standardmäßig zur Kontrolle geöffnet wird, ist es üblich die Retouren hier einzutragen, obwohl diese eigentlich der Bestellung des Vortages zugehörig wären.
Bei gleichbleibenden täglichen Serienbestellungen hat dies in der Auswertung kaum Relevanz.
Es ist jedoch trotzdem möglich in der Fahrer App zur ursprünglichen Bestellung zurückzukehren und die Retouren dort einzugeben.
Beispiel:
Es werden heute 60 Laugenbaguette ausgeliefert. Von der gestrigen Auslieferung werden vom Spar 6 Kisten und 5 Laugenbaguette zurückgegeben. Die 5 Laugenbaguette werden als Retouren über das Stiftsymbol eingegeben.
2.2 Im Expedit
Sollen Retouren nicht in der Fahrer App bei der Auslieferung eingegeben werden oder fehlt etwa die Zeit, können diese bei der Rückkehr des Fahrers im Expedit eingegeben werden.
Dazu muss jedoch die Zuordnung der Kisten und Retouren zu den Kunden gewährleistet werden können.
Beispiel:
Der Fahrer bringt alle Kisten, sowie Retouren seiner Auslieferungsfahrt zurück in die Zentrale. Dort geben die Expedit Mitarbeiter die Retouren in die Software ein.
Eingabe
In der Expedit Anwendung die Tour und den Kunden auswählen.
Je nach Arbeitsfluss, können die Retouren im Expedit entweder in die zugehörige ursprüngliche Bestellung der Retouren oder in die Auslieferung des aktuellen Tages eingetragen werden.
Bei gleichbleibenden täglichen Serienbestellungen hat ein Tag Differenz in der Auswertung kaum Relevanz.
Folgend kann der Artikel, für welchen die Retouren eingegeben werden sollen, ausgewählt werden. Über das Stift - Symbol kann die Bearbeitung durchgeführt werden.
Über R gibt es die Möglichkeit Retouren einzugeben. Hier Die Anzahl über das Eingabefeld eingeben und durch bestätigen abschließen.
2.3 Im Büromodul
Unter Büromodul: Bestellung - Bestellungen
Retouren können ebenso im Büromodul eingegeben werden.
Beispiel:
Die Retouren werden händisch auf den Lieferschein geschrieben und zu einem späteren Zeitpunkt im Büro eingetragen.
Retouren können im Büromodul über die Auswahl der Bestellungen eingetragen werden. Dies kann in der Schnellansicht, sowie in der Arbeitsansicht durchgeführt werden. (Siehe 2.3.1 und 2.3.2)
Je nach Arbeitsfluss können die Retouren in die aktuelle oder die zugehörige ursprüngliche Bestellung eingegeben werden.
Insbesondere wenn Bestellungen täglich neu angefertigt werden, ist es üblich, die Retouren des Vortages in die neue Bestellung einzutragen.
Um eine exakte Auswertung zu gewährleisten, muss die ursprüngliche Bestellung bearbeitet werden. Dies gilt für das Büromodul, sowie die Fahrer App und das Expedit.
Bei gleichbleibenden Serienbestellungen und monatlicher Auswertung hat ein Tag Differenz jedoch kaum Relevanz.
Bei einer täglichen Auswertung sollte die Eintragung in der ursprünglichen Bestellung erfolgen.
2.3.1 Eingabe Schnellansicht
Bei Auswahl der Bestellung öffnet sich die Schnellansicht der Bestellung.
Am unteren Übersichtsrand kann das R für Retouren ausgewählt werden.
Ein Eingabefeld rechts der Artikelanzahl erscheint. Dort kann die Anzahl der Retouren eingegeben werden. Die Retouren - Anzahl wird immer rot dargestellt. Anschließend kann die Eingabe gespeichert werden.
2.3.2 Eingabe Arbeitsansicht
Möglichkeit A : Ursprüngliche Bestellung bearbeiten
Um die Retouren in der Arbeitsansicht der Bestellung einzugeben, muss die zugehörige Bestellung über das Stift - Symbol geöffnet werden.
Nun kann die Retouren - Eingabe über das R aktiviert werden.
Das Artikelsuchfeld, sowie die Mengeneingabe erscheinen folgend rot hinterlegt. Hier können die Artikel, sowie die Retouren - Menge eingegeben werden. Über die Entertaste kann die Eingabe bestätigt werden.
Die Retouren - Menge wird neben der gelieferten Artikelanzahl rot dargestellt.
Die Anpassung der Retouren - Menge kann ebenfalls durch Anklicken der Zahl durchgeführt werden.
Möglichkeit B: Retouren in der neuen Bestellung erfassen
Sind Retouren von einem Kunde einzutragen, für welchen eine Lieferung für den Folgetag erstellt wird, können die Retouren auch in der neuen Bestellung erfasst werden.
Diese Möglichkeit der Eintragung der Retouren kann Zeit ersparen. Je nach Differenz der Bestellungen, kann es dadurch zu Abweichungen in der Auswertung kommen.
Bei monatlichen Auswertungen hat dies jedoch sehr wenig Einfluss.
Dafür die neue Bestellung anlegen. Artikel und Mengen wie gewohnt eingeben.
Nach der Eingabe, kann die Retouren - Eingabe aktiviert werden.
Wie in Möglichkeit A dargestellt, können nun die Retouren eingegeben werden.
2.4 Business Webshop - selbständig durch den Kunde
Es gibt die Möglichkeit dem Kunden die Berechtigung zur selbständigen Retouren Eingabe zu erteilen.
Unter: Daten - Kunden - Webshop
Dies ist dann möglich, wenn der Kunde einen Business Webshop eingerichtet hat. In den Kunden Einstellungen, kann nun unter Webshop die Option Retouren Eingabe über einen Schalter aktiviert werden.
Folgend ist die Retouren Eingabe im Business Webshop des Kunden durch diesen möglich.
Ansicht im Business Webshop
Im Business Webshop kann der Kunde seine Bestellung auswählen und über den Retouren - Button (2) die Eingabe dieser durchführen.
3 Retourenlimit
Unter: Daten - Kunden - Rechnungskonditionen
Es gibt die Möglichkeit ein Retourenlimit einzurichten.
Der Endkunde ist dadurch in den Retouren prozentual begrenzt und muss die Artikel bei Übersteigung des Limits bezahlen.
Die Einrichtung eines Retourenlimits wird dringend empfohlen.
Ein Limit kann in den Kundeneinstellungen im Büromodul eingerichtet werden. Unter Rechnungskonditionen kann das Retourenlimit durch einen Schalter aktiviert werden. (2) Das Retourenlimit wird in Prozent angegeben. (4)
Folgende Optionen können gewählt werden: (3)
Automatisch: Software sucht sich die bessere Lösung für den Bäckerbetrieb
Rechnungsweit: Das Retourenlimit bezieht sich auf den Gesamt - Rechnungsbetrag. Die Abrechnung und Anpassung der Retouren erfolgt anteilsmäßig und Artikel - Preisgerecht. (siehe Anwendungsbeispiel: Kap.3.2)
Beispiel:
Der Betrag der Retouren (Maximale Retourensumme) darf nur max. x % des Gesamtbetrages ausmachen.Pro Artikel: Limit der Retouren darf für jeden einzelnen Artikel nicht überschritten werden. Warengruppen und Artikelgruppen können optional einzeln definiert werden. (siehe Anwendungsbeispiel: Kap. 3.1)
Retourenlimit für einzelne Artikel/Warengruppen definieren
Retourenlimits für einzelne Warengruppen/Artikel können nur in Kombination mit einem Retourenlimit Pro Artikel angelegt werden.
Es gibt die Möglichkeit Retourenlimits für einzelne Artikel bzw. Warengruppen zu definieren.
Beispiel:
Ein Allgemeines Retourenlimit von 8% wird festgelegt.
Für Kleinbrot wird ein Retourenlimit von 10% festgelegt.
Für Großbrot wird ein Retourenlimit von 5% festgelegt.
Dafür kann nach der Aktivierung des Retourenlimits über das + ein zusätzliches Limit eingerichtet werden. (1)
Folgend kann die Warengruppe bzw. der Artikel definiert (2) und das spezifische Limit eingetragen werden. (3)
Für alle Artikel, die keiner zusätzlich eingerichteten Warengruppe zugehörig sind, gilt das allgemein eingestellte Retourenlimit.
3.1 Retourenlimit Anwendungsbeispiel: Pro Artikel
Für den Kunden wird ein Allgemeines Retourenlimit Pro Artikel von 10% festgelegt. Für Großbrot wird ein Limit von 5% eingerichet.
Die Bestellung/Lieferung des Kunden wird nun mit den Retouren ergänzt. In diesem Beispiel sind nun die eingestellten Limits, sowie die tatsächlichen Retouren in Prozent dargestellt.
Ist ein Limit eingestellt, werden Retouren, die das Limit übersteigen verrechnet.
In der Rechnung für den Kunden sind folgende Informationen enthalten:
Retouren: Hier wird die maximale Anzahl bei eingestelltem Retourenlimit abgezogen
Aktuelles Beispiel:
Roggenbrot: 5 Retouren - durch das Retourenlimit von 5% nur 2 Retouren erlaubt. Auf der Rechnung werden daher nur 2 Retouren abgebildet und somit nicht verrechnet.
Frakturiert: Hier wird die verrechnete Artikelanzahl angegeben
Bei ungerader Anzahl der Retouren wird die Zahl zugunsten des Bäckers abgerundet.
Beispiel:
15 Wachauer bestellt:
Limit 10% = 1,5 Wachauer
Bei 2 Retouren wird auf 1 Retour abgerundet
3.2 Retourenlimit Anwendungsbeispiel: Rechnungsweit
In diesem Beispiel wird das Retourenlimit Rechnungsweit auf 10% festgelegt.
Das folgende Beispiel wird inklusive Rechnungsweg aufgeschlüsselt:
Die Bestellung ist zur Bestellung im Anwendungsbeispiel Pro Artikel ident. Damit ist ein Vergleich der Auswirkungen auf den Endbetrag in diesem Beispiel möglich.
Für die Berechnung der abgezogenen Retouren und Rechnungsbeträgen bei einem Rechnungsweiten Retourenlimit müssen zum Verständnis der Endrechnung mehrere Parameter beachtet werden.
Die Berechnung wird daher folgend schrittweise beschrieben.
1.Rechnungsbetrag
Für die Berechnung wird der Rechnungsbetrag der Bestellung exklusive Retouren benötigt. Ob die Brutto - oder Nettopreise dafür verwendet werden, kann eingestellt werden.
In diesem Beispiel wird alles in Nettopreisen berechnet.
Der Netto Rechnungsbetrag liegt bei 270,07€ (siehe folgende Abb.)
Dieser dient der weiteren Berechnung der maximalen Retourensumme bei einem eingestellten Retourenlimit.Beispiel - Berechnung Maximale Retourensumme:
Rechnungsweites Retourenlimit bei 10%
- Netto Rechnungsbetrag = 270,07€
- Max. Retourensumme = 27, 007€ (Netto Rechnungsbetrag x 10%)
2.Rechnung mit Retouren ohne Retourenlimit
Um die Berechnung nachzuvollziehen, ist die Rechnung ohne Retourenlimit hier abgebildet. Die wirkliche Retourenanzahl ist ersichtlich.
Summe der Retouren: 32,32 €
Die Summe der Retouren ohne Limit wird für der Berechnung des Verringerungsfaktors der Retouren bei einem eingestellten Retourenlimit benötigt.Retourenquote 12%
Retouren: hier werden die wirklichen Retouren abgebildet
Beispiel:
Rechnungsweites Retourenlimit: 10%
- Die aktuelle Retourenquote liegt 2% über dem Limit mit einer Retourensumme von 32,32 €
- wirkliche Retouren: z.B. Roggenbrot = 5
3. Berechnung des Verringerungsfaktors
Der Verringerungsfaktor wird zur Berechnung der angepassten Retouren bei rechnungsweitem Retourenlimit benötigt.
Die Berechnung wird folgend dargestellt:
Beispiel - Berechnung Verringerungsfaktor:
Verringerungsfaktor =
(Max. Retourensumme bei einem Limit / Retourensumme ohne Limit)
Verringerungsfaktor = (27,007 / 32,32) = 0,836
4. Endrechnung für den Kunden = Rechnung mit Retouren mit Retourenlimit
Bei eingestelltem rechnungsweiten Retourenlimit, werden die Retouren anhand des Verringerungsfaktors berechnet. Mit den angepassten Retouren kann der Rechnungsbetrag ausgerechnet werden.
Auf der Endrechnung des Kunden sind nur die angepassten Retouren und der endgültige Rechnungsbetrag abgebildet.
Beispiel - Berechnung Retouren:
Retourenanzahl = Verringerungsfaktor x ursprüngliche Retourenanzahl
Retourenanzahl = 0,836 x 5 (Roggenbrot) = 4,18
Beispiel - Berechnung Rechnungbetrag:
Bestellte Artikel - Retouren = Frakturiert
Frakturiert x Netto-Einzelpreis = Gesamtpreis des Artikels
Netto-Rechnungsbetrag = Summe der Artikel-Gesamtpreise
Retouren werden in der Bestellung trotz eingestelltem Retourenlimit immer in der wirklichen zurückgegebenen Anzahl aufgelistet. Auf den Kunden - Rechnungen bei eingestelltem Limit ist die angepasste Anzahl ersichtlich.
Retouren Filialen
Retouren Filialen
Übersicht
Erklärung Retouren Filialen
Einstellungen
2.1 Retourenvariante einstellen (Firmeneinstellung)
2.2 Retourenvariante für einzelne Filialen einstellen
2.3 Retoureneingabe für Serienbestellungen einschränken
2.4 Zeitpunkt der Retoureneingabe definierenEingabe von Retouren
3.1 Kasse: Manuelle Eingabe
3.2 Manuelle Eingabe mit automatischem Abzug nach weiterem Verkauf
3.3 Automatische RetourenArtikel - Nicht Retouren Relevant
Automatische Retouren - Details & Berechnung
5.1 Retourendetails
5.2 Bestellungen zur Abholung
5.2.1 Vorbestellungen zur Abholung mind. 1 Tag zuvor
5.2.2 Bestellungen für den gleichen Tag
5.3 Zusammengesetzte Artikel & Menü Artikel
5.3.1 In der Filiale gerichtet
5.3.2 Lieferung des bereits gerichteten Artikels
5.4 Stark Reduzierte Verkäufe und Spenden nach Ladenschluss
5.5 Artikel Schwund
5.6 Keine Retouren Relevanz bei einem Kunde hinterlegen
1 Erklärung Retouren Filialen
Filialretouren sind Artikel, die nach Ladenschluss in der Filiale übrig sind und somit nicht mehr verkauft werden können. Die Retouren müssen täglich nach Ladenschluss erfasst werden.
Die Erfassung dieser ist für die Auswertung und folgende Anpassung von Filialstandardbestellungen relevant. Dies kann schlussendlich zur Verringerung zukünftiger Retouren führen.
Bei aktivem kostenpflichtigen Autopiloten, kann die Anpassung und Vorhersage durch diesen durchgeführt werden. Je exakter die Erfassung, desto besser die Vorhersage.
2 Einstellungen
Retourenvarianten und Einschränkungen können an folgenden Orten eingestellt werden:
in der Firmeneinstellung (Kap. 2.1)
für einzelne Filialen überschreiben (Kap. 2.2)
für einzelne Serienbestellungen einschränken (Kap. 2.3)
2.1 Retourenvariante einstellen (Firmeneinstellung)
Unter Büromodul: Einstellungen - Einstellungen - Retouren & Autopilot
Für die Eingabe von Filialretouren an der Kasse gibt es mehrere Optionen. In den Firmeneinstellungen werden diese wie folgend abgebildet festgelegt.
1 Manuelle Eingabe (siehe Kap. 3.1)
Zur Einrichtung einer ausschließlich manuellen Eingabe der Retouren an der Kasse, müssen die Optionen "Automatische Retouren aktiv" sowie "Verkaufte Stück nach Retoureneingabe abziehen" inaktiviert werden.
2 Automatischer Abzug verkaufter Stück nach manueller Retoureneingabe(siehe Kap. 3.2)
Um diese Option zu verwenden, muss der Schalter "Verkaufte Stück nach Retoureneingabe abziehen" aktiviert werden.
3 Automatische Retoureneingabe (siehe Kap. 3.3)
Um die automatischen Retouren einzurichten, muss der Schalter "Automatische Retouren aktiv" aktiviert werden.
Zusätzlich ist die Automatische Eingabehilfe aktiviert.
Die Funktionen können beliebig aktiviert und kombiniert werden. Die Manuelle Retoureneingabe kann immer durchgeführt werden. Das manuelle Überschreiben ist immer letztgültig.
2.2 Retourenvariante für einzelne Filialen einstellen
Unter: Daten - Filialen - Bestellungen
In der Grundeinstellung wird für jede Filiale die Firmeneinstellung für die Retoureneingabe - Varianten übernommen.
Soll diese von der Firmeneinstellung (siehe Kap. 2.1) abweichen, kann diese in den Filialeinstellungen nach Auswahl der jeweiligen Filiale definiert werden.
Unter Bestellungen können folgende zwei Optionen definiert werden:
Die neue eingerichtete Einstellung ist ab diesem Zeitpunkt für die jeweilige Filiale gültig.
Retouren Berechnung:
Verhalten nach Retoureneingabe:
2.3 Retoureneingabe für Serienbestellungen einschränken
Unter Büromodul: Bestellung - Serienbestellungen
Die Eingabe für Retouren ist grundsätzlich bei jeder Filialbestellung möglich. Es gibt jedoch die Möglichkeit die Eingabe pro Serienbestellung einzuschränken.
Dafür die jeweilige Filialbestellung unter Serienbestellungen öffnen:
In der Bestellung die Bearbeitung unter Erweitert öffnen:
Unter Kassenbearbeitung kann die Option Keine Retoureneingabe ausgewählt werden.
Für diese Serienbestellung kann somit zukünftig keine Retoureeingabe an der Kasse durchgeführt werden.
2.4 Zeitpunkt der Retoureneingabe definieren
Unter Büromodul: Einstellungen - Kassen - Kasseneinstellungen
Der Zeitpunkt, ab dem die Retoureingabe durchgeführt werden kann, kann festgelegt werden.
Dafür die Kasseneinstellungen im Büromodul öffnen. Unter Retoureneingabe sind folgende Zeit-Optionen möglich:
Keine Einschränkung
1h vor Ladenschluss
2h vor Ladenschluss
3h vor Ladenschluss
Nur Heute
Heute und Vergangenheit
3 Eingabe von Retouren
Die Eingabe der Filialretouren ist grundsätzlich über alle Eingabe - Varianten, die in den Retouren der Lieferkunden angeführt werden, durchführbar. (z.B. Fahrer App, Expedit, Büromodul,..)
In einer Filiale befinden sich jedoch bedeutend mehr Artikel, daher ist die Eingabe etwa in der Fahrer App oder im Expedit nicht praktikabel.
Die Eingabe erfolgt in den meisten Bäckerbetrieben hauptsächlich an der Kasse.
Dazu gibt es mehrere Eingabe - Varianten.
Manuelle Eingabe
Manuelle Eingabe mit automatischem Abzug nach weiterem Verkauf
Automatische Retoureneingabe
Diese werden in den folgenden Kapiteln beschrieben.
3.1 Kasse: Manuelle Eingabe
Vorteil:
Bei genauem Zählen, sehr exakte Methode der Erfassung von Retouren.
Nachteil:
Die manuelle Eingabe dauert bedeutend länger. Wird meistens nach Ladenschluss durchgeführt, um alle Retouren zu erfassen.
Die Retouren können an der Kasse für die jeweilige Filialbestellung manuell eingegeben werden.
Dafür muss die Filialstandardbestellung des aktuellen Tages geöffnet werden. (1)
Die Retoureneingabe ist ab dem in den Einstellungen festgelegten Zeitpunkt möglich. (siehe Kap. 2.4)
Folgend kann der Retourenmodus für die Retoureneingabe über 2 Möglichkeiten aktiviert werden: (2)
R auswählen
Retourenmodus wird direkt gestartet : siehe Abbildung
Weiter auswählen
Die Filialbestellung wird dadurch geöffnet und in einem zweiten Schritt kann der Retourenmodus über R geöffnet werden.
Eingabe im Retourenmodus
Die Bestellung befindet sich im Retourenmodus, sobald das R orange hinterlegt erscheint.
Die Retouren können nun manuell eingegeben werden.
Die angezeigte Zahl entspricht der Anzahl der Retouren.
Beispiel:
Es sind noch 10 Semmel übrig. Eingabe im Retourenmodus von 10 = Retouren.
Die Eingabe kann auf zwei Arten durchgeführt werden:
Die Anzahl über + erhöhen oder über - verringern. (1)
Die Anzahl im Eingabefeld eingeben und anschließend den zu anpassenden Artikel in der Bestellung auswählen. (2)
Bei der Auswahl der Option Warengruppe (1), werden ausschließlich die Artikel der jeweils ausgewählten Warengruppe (2) angezeigt. Die Retoureneingabe wird somit übersichtlicher.
Beenden des Retourenmodus
Der Retourenmodus kann über das Anklicken von R beendet werden. Um die Eingaben zu speichern muss der Button "Bestellung speichern" gedrückt werden.
Die Retouren können auf diese Weise beliebig oft bearbeitet werden.
Die Retoureneingabe ist erst ab dem festgelegten Zeitpunkt möglich, kann jedoch danach beliebig oft bearbeitet werden. Die letzte eingegebene Menge ist gültig!
3.2 Manuelle Eingabe mit automatischem Abzug nach weiterem Verkauf
Vorteil:
Exakte Aufzeichnung durch manuelle Eingabe.
Zählung und Eingabe kann vor Ladenschluss durchgeführt werden.
Nachteil:
Bei starkem Kunden - Aufkommen bis Ladenschluss muss die Retoureneingabe danach durchgeführt werden.
Es gibt die Möglichkeit zusätzlich zur manuellen Eingabe der Retouren die Funktion des automatischen Abzuges jedes weiteren verkauften Artikels nach der Eingabe zu aktivieren.
Dadurch kann die Retoureneingabe bereits vor Ladenschluss durchgeführt werden.
Die Funktion "Verkaufte Stück nach Retoureneingabe abziehen" muss dafür aktiviert werden (siehe Kap. 2.1., Funktion 2).
Einzelne verkaufte Artikel nach der Eingabe werden bei aktiver Funktion automatisch von der zuvor eingegeben Retourenanzahl abgezogen.
Beispiel:
Die Filiale schließt um 18 Uhr. Um 17 Uhr flacht der Verkauf bereits deutlich ab, es kommen nur noch einzelne Kunden. Die Verkäuferin hat genügend Zeit nun die Retoureneingabe durchzuführen und die Retouren zu überprüfen.
Sie führt diese durch.
Nach der Eingabe bis 18 Uhr kommt noch 1 Kunde. Er kauft 3 Semmel.
Die Retourenanzahl wird automatisch angepasst.
Eingabe
Die Filialbestellung auswählen. Die Bestellung ist bereits mit der Info "Retoureneingabe vor Ladenschluss möglich" gekennzeichnet.
Den Retourenmodus nun wie im Kap. 3.1 aktivieren und die Retouren manuell eingeben und anschließend Speichern.
Ab dem Speichern ist die Retoureneingabe abgeschlossen. Die Retourenmenge wird nun nach jedem später verkauften Artikel bei Wiedereinstieg bzw. Öffnen der Retourendetails automatisch angepasst.
Ausnahmefall:
Der Retourenmodus ist nach dem Speichern auf der Kasse 1 über längere Zeit geöffnet, während auf der Kasse 2 noch einzelne Artikel verkauft werden.
Tritt dieser Fall ein, kann im geöffneten Retourenmodus der Kasse 1, der Button "Verkaufte Stück aktualisieren" angeklickt werden.
Die Retourenmenge wird folgend ebenfalls aktualisiert.
3.3 Automatische Retouren
Für die vollständige automatische Retoureingabe muss die Funktion
"Automatische Retouren aktiv" aktiviert werden. (Kap. 2.1, Funktion 3)
Die Retouren werden im Hintergrund anhand von bestellten und verkauften Mengen automatisch berechnet und eingefüllt.
Eine Retoureneingabe ist nicht mehr notwendig.
Das manuelle Überschreiben ist stets möglich und ist immer Letzt gültig.
Manuelles Überschreiben:
Das Überschreiben der Retourenmenge kann durch das Öffnen des Retourenmodus durchgeführt werden.
Über den Button "Retourenvorschlag" kann die aktuell berechnete Menge der Retouren aufgerufen werden.
Im Büromodul wird die automatisch berechnete Retourenmenge durch ein A gekennzeichnet.
Hinweis!
Die Retouren werden automatisch im Hintergrund durch die Daten von bestellten, sowie verkauften Mengen aktualisiert. Diese Art der Retourenerfassung wird durch einige Details in Bestellungen und Verkäufen mitbeeinflusst und ist daher fehleranfällig.
Eine exakte Führung der Software in Bezug auf Bestellungen und Verkäufe ist daher für die Verwendung der automatischen Retouren unabdingbar.
Wichtige Einstellungen und Beispiele für Anwendungsfehler werden in Kap. 5 detailliert beschrieben.
4 Artikel - Nicht Retouren relevant
Es gibt Artikel, welche über mehrere Tage verkauft werden und deshalb nicht am selben Tag wieder retourniert werden.
Diese sollten daher als Nicht Retouren relevant gekennzeichnet werden.
Beispiel: Pralinen, Kekse,...
Dies ist in den Einstellungen möglich.
Aktuell können länger haltbarere Artikel nicht exakt in den Retouren dargestellt werden. Es wird daher empfohlen für die Auswertung dieser Artikel nicht die Retouren zu verwenden, sondern mit den Lagerständen zu arbeiten.
Einstellungen
Unter Büromodul: Daten - Artikel
In den Einstellungen des Artikels kann die Option " Nicht Retouren Relevant" ausgewählt und somit aktiviert werden.
Ansicht Kasse
Kommt ein Nicht Retouren relevanter Artikel in einer Filialbestellung vor, kann keine Retourenanzahl eingegeben werden. Am Artikel erscheint die Meldung "Nicht Retouren Relevant".
5 Automatische Retouren - Details & Berechnung
Die Berechnung von Automatischen Retouren (siehe Kap. 3.3) wird im Hintergrund durchgeführt.
Grundsätzlich verläuft diese nach dem Prinzip bestellte Menge - verkaufte Menge.
Es gibt einige Faktoren, sowie Einstellungen, welche diese Berechnung beeinflussen können. Diese müssen beachtet und exakt eingestellt werden.
5.1 Retourendetails
Unter: Home - Alle Filialen
Details über die Retouren und deren Zusammensetzung können im Home Menü des Büromoduls nach Auswahl der jeweiligen Filiale eingesehen werden.
Die Tagesdaten der Filiale sind hier zu finden.
Unter Artikel (1) kann eine Übersicht aller verkauften, gelieferten, abgeholten Artikel, sowie Auto Retouren aufgerufen werden.
Durch Anklicken des Auflistung - Symbols unter Info (2) werden die Retourendetails des Artikels angezeigt.
Folgende Informationen sind darin ersichtlich:
Gelieferte Menge aus
Filialbestückelung (tägliche Filialbestellungen)
Vorbestellungen (erhöhen die Gelieferte Menge)
Bestellungen (des heutigen Tages, aufgelistet, erhöhen die gelieferte Menge nicht)
Verkauft + Abgeholte Mengen aus
Ladenverkäufen
Abgeholten Bestellungen
Finale Retouren
Zusammenfassung aus Manuellen und Auto Retouren. Genau Zusammensetzung ersichtlich.Bei Eingabe von Manuellen Retouren: Finale Retouren beziehen sich auf diese. (Manuelle Retouren sind immer Letzt gültig!)
Bei reiner aktiver Funktion von Automatischen Retouren: Finale Retouren beziehen sich auf Auto Retouren
Manuelle Retouren
Anzahl, die Manuell eingegeben oder überschrieben wurdeVerkauf (nach Retoureneingabe)
Anzahl, die nach der Retoureneingabe verkauft wurde (bei aktiver Funktion siehe Kap. 3.2)
Auto Retouren
Anzahl der berechneten automatischen Retouren (bei aktiver Funktion siehe Kap. 3.3)
Beispiel 1:
Die Auto Retouren berechnen eine Anzahl von 4 Stk. Es wurde jedoch ebenfalls eine Manuelle Eingabe durchgeführt von 5 St. + Abgezogene Menge von 2 nach der Eingabe.
Die Finalen Retouren berücksichtigen final nur die manuell überschriebene Menge:
Beispiel 2:
Die Auto Retouren berechnen aus verkaufter und bestellter Menge die Retouren Menge. Diese ist nun unter Berechneten Retouren ersichtlich:
5.2 Bestellungen zur Abholung
5.2.1 Vorbestellungen zur Abholung mind. 1 Tag zuvor
Bei Vorbestellungen und Abholungen in der Filiale, welche mind. 1 Tag zuvor bestellt wurden, werden die automatischen Retouren anhand folgendem Prinzip angepasst.
Die Vorbestellungen werden vorbereitet und zusätzlich zur täglichen Filialbestellung gemeinsam geliefert.
Beispiel Berechnung:
Gelieferte Menge an diesem Tag: 250 Semmel
Davon
Filialstandardbestellung: 150 Semmel
Vorbestellung zur Abholung: 100 Semmel
Verkaufte Menge an diesem Tag: 180 Semmel
Davon
Verkauf in der Filiale: 80 Semmel
Abholung der Vorbestellung: 100 Semmel (oranger Haken gesetzt)
Automatische Retouren berechnet: 70
Gelieferte Menge - Verkaufte Menge
250 - 150 = 70
Retourendetails:
Die Beschreibung der Berechnung ist insbesondere für das Verständnis der Retourendetails relevant. Bei Vorbestellungen mind. 1 Tag zuvor ist dies in den Retourendetails folgend ersichtlich:
Gelieferte Menge = Filialbestückelung + Bestellungen
Bestellung als abgeholt markieren
Um die korrekte Berechnung der Retouren zu gewährleisten muss die Bestellung als abgeholt markiert werden.
Ist die Markierung über die Abholung der Bestellung nicht gesetzt, werden diese nicht von den Retouren abgezogen.
Die Bestellung als abgeholt zu markieren, muss manuell durchgeführt werden. Dafür nach der Bezahlung, sowie Abholung die Bestellübersicht öffnen. Die Bestellung kann hier unter Abg. abgehakt werden. (auf der Kasse oder im Büromodul möglich)
Ist der orange Haken gesetzt, wird die Bestellung in die Retouren mit einbezogen.
5.2.2 Bestellungen für den gleichen Tag
Bei Bestellungen und Abholungen in der Filiale, welche für den selben Tag bestellt wurden, werden die automatischen Retouren anhand folgendem Prinzip angepasst.
Die Bestellmenge wird nicht extra geliefert, sondern wird von der bestehenden Menge in der Filiale aus der ursprünglichen Filialstandardbestellung, abgezogen.
Beispiel Berechnung:
Gelieferte Menge an diesem Tag: 150 Semmel
Davon
Filialstandardbestellung: 150 Semmel
Bestellung am selben Tag über Anruf: 30 Semmel
Verkaufte Menge an diesem Tag: 110 Semmel
Davon
Verkauf in der Filiale: 80 Semmel
Abholung der Bestellung: 30 Semmel (oranger Haken gesetzt)
Automatische Retouren berechnet: 40
Gelieferte Menge - Verkaufte Menge
150 - 110 = 70
Retourendetails:
Die genaue Erklärung der Berechnung ist insbesondere für das Verständnis der Retourendetails relevant. Bei Bestellungen für den selben Tag ist dies in den Retourendetails folgend ersichtlich:
Gelieferte Menge = Filialbestückelung
5.3 Zusammengesetzte Artikel & Menü Artikel
Zusammengesetzte Artikel, sind alle Artikel, die durch die Verwendung von mehreren Artikel produziert bzw. gerichtet werden und schlussendlich als ein Produkt verkauft werden.
Menü Artikel, sind Artikel, die schrittweise aufgebaut werden und Auswahlmöglichkeiten zu gewährleisten.
Beispiele:
Belegte Semmel (Artikel: Semmel + Käse/Wurst)
Frühstücke mit individueller Brotauswahl (Menüartikel)
Zusammengesetzte Artikel können entweder in der Filiale gerichtet oder bereits gerichtet in die Filiale geliefert werden. Diese Unterscheidung ist in Hinblick auf die Retouren Auswertung und zukünftige Bestellungen für die Filiale essentiell.
Beispiel:
Leberkäsesemmel: (in der Filiale gerichtet)
Einzelne Artikel für das Herrichten in der Filiale: Semmel + Leberkäse
--> Die Einzelartikel müssen in der Filiale vorhanden sein und daher bestellt werden. Um die richtige Menge an Leberkäsesemmel bereitzustellen, müssen folgend die richtige Menge an Semmel und Leberkäse bestellt werden.
Die Auswertung und Bestellung erfolgt somit über die Einzelartikel.
Käsesemmel: (gerichtet in die Filiale geliefert)
Bei Lieferungen von bereits gerichteten Artikeln werden nicht die Einzelartikel sondern die gerichteten Artikelmengen in den Retouren ausgewertet.
Um die richtige Menge an Käsesemmel bereitzustellen, muss folgend die richtige Menge an Käsesemmel bestellt werden.
Option "In Richtbon aufteilen"
Diese Option kann unabhängig der Retouren aktiviert bzw. inaktiviert werden. Da die Option in diesem Menü aufscheint, wird sie zur Vollständigkeit hier beschrieben.
Sie kann gewählt werden, sobald ein Menü Artikel (oder ggf. auch ein zusammengesetzter Artikel) in mehrere Bons aufgeteilt werden soll.
Beispiele:
Richtbon aufteilen aktiv:
Bei einem Frühstück soll der Bon in Getränke und Essen geteilt werden, da diese getrennt voneinander hergerichtet und zu unterschiedlichen Zeitpunkten serviert werden.Richtbon aufteilen nicht aktiv:
Bei einem Salat mit Dressingauswahl. Der Bon soll nicht in Salat und Dressing aufgeteilt werden sondern gemeinsam hergerichtet und serviert werden.
5.3.1 In der Filiale gerichtet
Dieses Kapitel gilt NUR für Artikel, welche in der Filiale gerichtet werden und in ihren Einzelartikeln geliefert werden.
z.B. Semmel werden geliefert - Leberkässemmel (zusammengesetzt) wird in der Filiale gerichtet
Artikel, die aus mehreren Artikeln zusammengesetzt werden, müssen in den Artikeldaten exakt hinterlegt werden, um in den Retouren richtig abgebildet zu werden.
Beispiel:
Häufiger Anwendungsfehler bei zusammengesetzten oder Menü Artikeln, die in der Filiale gerichtet werden.
Es werden 100 Semmel in der Filialbestellung geliefert. 80 Semmel werden verkauft. Die automatischen Retouren sind bei 20. In der Filiale können jedoch nur noch 10 Semmel gezählt werden.
--> Die 10 "verschwundenen" Semmel wurden in zusammengesetzten Artikeln verkauft. Das können etwa 10 Leberkäse Semmel gewesen sein. (Auch Menü Artikel möglich, wie etwa 10 Frühstücksteller, welche einen Semmel enthalten.)
Die Leberkäsesemmel werden im System als ein Einzelartikel wahrgenommen und die Software weiß aktuell nicht, dass dort ein Semmel verarbeitet wurde. Die Semmelanzahl wird daher nicht von den Retouren abgezogen. Bei Artikeln, die in der Filiale gerichtet werden, ist dies jedoch das Ziel.
Lösung:
Für die korrekte Abbildung müssen im zusammengesetzten Artikel "Leberkäse Semmel" die Artikel Semmel und Leberkäse hinterlegt werden. Die Software weiß folgend, bei Abrechnung eines Leberkäsesemmel, dass ein Semmel verarbeitet wurde und kann die Retouren der Semmel korrekt berechnen.
Zusammengesetzte Artikel hinterlegen & Menü Artikel richtig hinterlegen
Unter: Daten - Artikel - Typ
Die Informationen können in den Artikeleinstellungen unter Daten im Büromodul hinterlegt werden.
1 Zusammengesetzter Artikel
Nach der Auswahl von "Zusammengesetzter Artikel" unter Typ des Artikels, können die einzelnen Artikel hinterlegt werden. Dafür über + Artikel hinzufügen den jeweiligen Artikel suchen und hinzufügen.
Die Option "In der Filiale richten" muss aktiviert werden. (3)
Durch die Hinterlegung der einzelnen Artikel können diese nun in den Retouren erfasst werden. In den Retourendetails des Artikels ist der Verbrauch im Rahmen eines Menü Artikels ersichtlich.
Beispiel:
2 Menü Artikel
Durch die Auswahl von Menü Artikel unter Typ des Artikels, können die Schritte und Auswahlmöglichkeiten des Menü Artikels eingerichtet werden. Über Schritt hinzufügen wird einer neuer Schritt erstellt.
Ein Schritt kann geöffnet und bearbeitet werden. Hier können die zu auswählenden Artikel über das "+ Artikel hinzufügen" ergänzt werden.
Beispiel:
Schritt: Gebäck wählen
Die Anzahl der möglichen Gebäcke kann definiert werden
Bilder Zeigen und Mehrfachauswahl kann gewählt werden
Die möglichen Artikel zur Auswahl müssen ergänzt werden
Durch die Angabe aller Artikel, werden diese bei der Bonierung ausgewählt und folgend in den Retouren erfasst.
Die Option "In der Filiale richten" muss ebenfalls aktiviert werden.
5.3.2 Lieferung des bereits gerichteten Artikels
Diese Kapitel gilt NUR für Artikel, welche bereits fertig gerichtet in die Filiale geliefert werden.
z.B. Der Belegte Semmel wird in die Filiale geliefert.
Zusammengesetzte Artikel, welche bereits fertig gerichtet (zusammengesetzt) in die Filiale geliefert werden, müssen ebenfalls in den Artikeleinstellungen als zusammengesetzter Artikel definiert werden. Dazu müssen die Einzelartikel erfasst werden (siehe Kap. 5.3.1).
Ein bereits gerichteter Artikel sollte immer als zusammengesetzter Artikel und NICHT als Einzelartikel erfasst werden. Nur dadurch kann eine fehlerfreie Planung in der Backstube gewährleistet werden.
Die Option "In Filiale richten" muss inaktiviert werden.
Der Artikel wird somit zukünftig als EIN Artikel in den Retouren und der folgenden Auswertung erfasst.
5.4 Stark Reduzierte Verkäufe und Spenden nach Ladenschluss
Es gibt mehrere Organisationen, über welche es die Möglichkeit gibt, nach Ladenschluss übrig gebliebene Artikel stark reduziert zu verkaufen oder zu spenden. (z.B. Too Good To go)
Dieser Verkauf oder eine Spende soll in den meisten Fälle jedoch nicht die Retouren beeinflussen. Da es sich um übriggebliebene Ware handelt, soll diese trotzdem als Retourware gekennzeichnet werden um zukünftig reduziert werden zu können.
Beispiele:
20 Semmel sind übrig. Die Retouren sind 20. Dass die 20 Semmel nicht weggeworfen werden müssen, verwenden Betriebe unterschiedliche Methoden:
reduzierter Verkauf über Too Good To Go
Spende an Obdachlosenheim
etc.
Die 20 Semmel sind dadurch nicht mehr übrig, die Retouren waren jedoch trotzdem 20.
Es gibt daher die Möglichkeit diese Artikel exakt auf der Kasse abzurechnen ohne dass Retouren bearbeitet werden.
Dies ist über Korrekturen / Rabatte möglich.
Unter Büromodul: Einstellungen - Kassen - Kasseneinstellungen
Rabatte bzw. Korrekturen können im Büromodul in den Kasseneinstellungen angelegt werden.
Unter Rabatte/Korrekturen Kasse kann ein Neuer Kassenrabatt hinzugefügt werden.
Der Rabatt kann durch Anklicken des Titels umbenannt werden (1). Über das Stiftsymbol kann er folgend angepasst werden (2).
Der Rabatt kann hier beliebig definiert werden. Um die Retouren nicht zu beeinflussen ist hierfür wichtig, die Option "Bei Retouren ignorieren" auszuwählen.
Wird keine Artikel- oder Warengruppe ausgewählt wird der Rabatt automatisch auf allen Artikeln angewendet.
Anwendung auf der Kasse
Die Artikel, welche gespendet oder reduziert verkauft werden sollen, können wie gewohnt boniert werden.
Bevor der Bon abgeschlossen wird, kann das Optionenmenü zur Auswahl von Korrekturen / Rabatten geöffnet werden.
Hier kann Rabatt / Korrektur und folgend der jeweilige Rabatt ausgewählt werden.
Der Rabatt wird anschließend angewendet und die Anpassung ist im Bon ersichtlich. Der Bon kann nun wie gewohnt abgeschlossen werden. Die Retouren werden nicht beeinflusst.
5.5 Artikel Schwund
Um einen Artikel Schwund zu erfassen, damit aber nicht die Retouren zu beeinflussen, gibt es die Möglichkeit Korrekturen einzurichten.
Die Erfassung erfolgt ident zu Kap. 5.3.
Unter Büromodul: Einstellungen - Kassen - Kasseneinstellungen
In den Kasseneinstellungen muss eine neue Korrektur unter Rabatte / Korrekturen hinzugefügt werden.
Diese kann etwa in Schwund umbenannt und mit einem Rabatt von 100% definiert werden.
In der Bearbeitung muss hier die Option "Bei Retouren ignorieren" ausgewählt werden.
Anwendung auf der Kasse
Die Artikel, welche als Schwund erfasst werden sollen, können wie gewohnt boniert werden.
Bevor der Bon abgeschlossen wird, kann das Optionenmenü zur Auswahl der Korrektur / Rabatt geöffnet werden. (siehe Kap. 5.3)
Die Korrektur wird anschließend angewendet und die Anpassung ist im Bon ersichtlich. Der Bon kann nun wie gewohnt abgeschlossen werden. Die Retouren werden nicht beeinflusst.
5.6 Keine Retouren Relevanz bei einem Kunde hinterlegen
Sollen Artikelbestellungen eines bestimmten Kunden die Retouren nicht beeinflussen, kann dies in den Kundeneinstellungen hinterlegt werden.
Unter Büromodul: Daten - Kunden
Bei Öffnen der Kundeneinstellungen, kann unter Reports die Option "Bestellungen als Nicht Retourenrelevant deklarieren" ausgewählt werden.
Bei aktiver Funktion, werden Abgeholte Bestellungen des Kunden bei der Retouren - Berechnung als "Nicht verkauft" deklariert. Sie fließen dadurch nicht in die Retouren Berechnung mit ein.
Beispiel:
Für alle Too Good To Go Bestellungen wird ein Kunde eingerichtet.









































































