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Bereich Bestellung - Übersicht

Übersicht und Informationen für den Bereich Bestellung

S
Verfasst von Support

Der Bereich Bestellung ist ein zentraler Bereich der Mark.One Software und ist mit vielen anderen Bereichen vernetzt. Die Vorgangsweisen und die Erstellung von Bestellungen werden in diesem Handbuch näher beschrieben.

Einstellungen Bereich Bestellung

In der Übersicht des Bestellung-Bereich sind folgende Einstellungen möglich:

  • Zeitraum definieren
    Durch Anklicken des angezeigten Datums, kann der gewünschte Zeitraum angepasst werden.
    ​

  • Spaltenübersicht filtern
    Über das Filtern-Symbol können die Spalten nach Abteilungen, Status, Touren, etc. gefiltert werden.
    ​

Übersicht Bestellung

Unter: Bestellung - Bestellungen

Der Bestellungs-Bereich ist ein zentraler Bereich im Büromodul der Mark.One Software.

Bestellungen werden über unterschiedliche Vorgänge durchgeführt.

Die Bestellungen werden live synchronisiert und sind gesammelt unter Bestellungen ersichtlich.

Eine Bestellung beinhaltet folgende Möglichkeiten und Informationen:

  • Schnellansicht
    Durch Auswahl der Bestellung öffnet sich die Schnellansicht einer Bestellung.
    Die Historie kann eingesehen werden, die Bestellung kann gedruckt, kopiert bzw. gelöscht werden. Bearbeitungen sind nicht möglich.
    ​

  • Arbeitsansicht
    Die Arbeitsansicht zur Bearbeitung einer Bestellung kann über das Stiftsymbol geöffnet werden.


    Folgende Haupteinstellungen sind hier möglich:

    1 Art der Auslieferung/Bestellung
    2 Kunde/Filiale zuordnen
    3 Geplanter Zeitpunkt der Auslieferung
    4 Zuordnung eine Tour
    5 Erweiterte Einstellungen
    6 Artikel eintragen
    ​

  • Vorgang einer Bestellung (Manuell, Webshop, Business,...):
    Die Arten der Erstellung werden in den nächsten Kapiteln detailliert beschrieben.
    ​

  • Historie
    Wichtige Einsicht mit Informationen zur Erstellung und Veränderungen einer Bestellung
    In der Schnellansicht einer Bestellung einsehbar.
    ​


    Über die drei Querbalken kann die Veränderung einer Bestellung genauer eingesehen werden.
    ​

    Die ursprüngliche Bestellung ist rot und die neu veränderte Bestellung grün hinterlegt.
    Um die ursprüngliche Bestellung wiederherzustellen, muss das Neu Laden Symbol unter der Bestellung angeklickt werden.
    ​


    ​

  • Bestellung Drucken:

    Beispielansicht

Informationen für Bestellungen hinterlegen

Kundeninformationen hinterlegen

Durch das Hinterlegen von Kundeninformationen, werden diese bei der Erstellung von Bestellungen automatisch hinzugefügt.

Unter: Daten - Kunden

Nach der Auswahl des Kunden können unter Bestellungen folgende für die Bestellungen relevante Informationen hinterlegt werden:

  • Lieferung/Vertriebsart (1)
    explizite Auswahl von Zustellung bzw. Abholung möglich
    ​

  • Zeitpunkt der Auslieferung (2)

    Beispiel: Das Hotel A wird jeden Mo - Mi - Fr um 7:30 beliefert.

  • Bestellnotizen (3)

  • Artikel (4)
    Werden immer dieselben Artikel bestellt können diese hinterlegt werden.

  • Touren zuweisen
    Dem Kunde kann bei aktivem Tourensplitting eine Tour zugewiesen werden.
    Diese wird bei Bestellungen ebenfalls automatisch zugeteilt. (siehe Artikel: Expedit-Tourenplanung)
    ​

  • Lieferpauschale einrichten

1 Manuelle Bestellung

Hinzufügen einer neuen Bestellung:

  • Über + Neue Bestellung oder
    ​

  • Über den Shortcut Strg+B

Bestellungen konfigurieren:

  • Lieferung/Abholung/Filiale Auswählen:
    Die Vertriebsart der Bestellung kann manuell ausgewählt oder beim Kunden hinterlegt werden. Bei letzterem wird die Vertriebsart automatisch angepasst je nach hinterlegter Standardvertriebsart.
    ​

  • Kunde auswählen:
    Der Kunde kann durch Eingabe des Namens oder durch Eingabe der Kundennummer gesucht und ausgewählt werden.
    --> Bei Auswahl des Kunden kann dieser über das Telefonsymbol direkt angerufen werden, solang die Software mit der Telefonanlage verbunden ist.
    ​

  • Geplanter Zeitpunkt der Auslieferung
    Das Datum, sowie der Zeitpunkt der geplanten Auslieferung wird hier angegeben. Dieser kann manuell eingetragen oder beim Kunde hinterlegt werden. Wurde letzteres durchgeführt, wird bei Auswahl des Kunden automatisch der hinterlegte Auslieferungszeitpunkt eingetragen.
    ​

  • Artikel hinzufügen:
    Artikel können manuell bzw. über Artikelnummern gesucht und mit den Bestellmengen eingefügt werden.
    Durch die Verwendung der Enter-Taste springt der Cursor vom Kunde zum Artikelfeld und weiter ins Mengenfeld.

    Beispiel Arbeitsfluss:
    Für den schnelleren Arbeitsfluss bei Bestellungen kann die Artikelnummer durch die Enter-Taste bestätigt werden. Der Artikel wird hinzugefügt und der Cursor springt direkt in das Mengenfeld. Die Mengeneingabe kann wiederum durch Enter bestätigt werden und der Cursor springt zurück in das Artikelfeld.

  • Bestellung abschließen:

    • Über den Speichern - Button oder
      ​

    • Über den Shortcut Strg + Enter
      Bei Verwendung des Shortcuts öffnet sich automatisch eine neue Bestellung. Der Arbeitsfluss wird somit nicht unterbrochen.
      ​

2 Serienbestellung

Unter: Bestellung - Serienbestellungen

Serienbestellungen werden für Bestellungen verwendet, die sich mehrfach wöchentlich/täglich wiederholen und dieselben Artikel beinhalten.

Beispiel:

Kunde A bestellt Mo-Sa 40 Semmel.

Hinzufügen einer neuen Serienbestellung:

  • Über + neue Serienbestellung
    ​

Serienbestellungen konfigurieren:

  • Vertriebsart wählen (1)
    Lieferung/Abholung oder Belieferung der Filiale möglich
    ​

  • Kunde hinzufügen (2)
    ​

  • (3) Startzeitpunkt und ggf. Endzeitpunkt angeben, sowie Auswahl des Rhythmus (Jede Woche, jeden Monat, Jede 3. Woche, etc.) und Zeit der geplanten Auslieferung.
    ​

  • Wochentage auswählen (4)
    Die Wochentage können durch Anklicken ausgewählt bzw. gestrichen werden.
    (Siehe Abbildung Beispiel: Mittwoch keine Auslieferung, alle anderen Tage aktiv)
    ​

  • Pausenzeiträume angeben (5)
    ​

  • Weitere: Erweiterte Einstellungen, Tourenzuweisung

  • Artikel hinzufügen
    Die Artikel können über das Suchfeld hinzugefügt werden. Die Artikel werden folgend tabellarisch mit den Wochentagen aufgelistet. Für jeden Tag kann nun die Menge an bestellten Artikel eingetragen werden.
    ​

Serienbestellung abschließen:
Um eine Serienbestellung abzuschließen muss der Speichern - Button ausgewählt werden.
Die einzelnen Bestellungen der Serie sind nun an den jeweiligen Tagen unter Bestellungen ersichtlich und werden mit einem Serien-Symbol gekennzeichnet.

3 Mobile Team App

Bestellungen können bei vorliegender Berechtigung des Nutzers von der Mobilen Mark.One Team App aus erstellt werden.
Die Bestellungen aus der Mobile App werden live mit den Bestellungen im Büromodul synchronisiert.

Die Bestellungen entsprechen einer Manuellen Bestellung und werden ident zu dieser konfiguriert.

  • Über + Neue Bestellung in der mobilen App

In der Historie der Bestellung ist die Kennzeichnung mobile ersichtlich.
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4 Angebote

Unter: Bestellung - Angebote

Werden Großbestellungen angefragt und ein Angebot sollen erstellt werden, kann dies unter einem eigenen Menü für Angebote durchgeführt werden.

Die Angebote können erstellt und folgend in der Software an den Kunde verschickt werden.

Angebot erstellen:

  • Über + Angebot
    ​

Angebot konfigurieren:

  • Vertriebsart auswählen (1)
    Lieferung/Abholung
    ​

  • Kunde auswählen (2)
    ​

  • geplanter Zeitpunkt der Auslieferung/Abholung festlegen (3)
    ​

  • Artikel und Mengenangabe hinzufügen (4)
    ​

  • Erweiterte Einstellungen öffnen (5)

    • Rabatt angeben: (6)
      ​Manuell --> Eingabe gewünschte Prozent Rabatt
      Kunde --> hinterlegte Prozentangabe bei diesem Kunden

Angebot abschließen:

  • Das Angebot wird durch den Speichern - Button abgeschlossen.

Angebot versenden:

  • Das Angebot kann in der Übersicht der Angebote über das Brief Symbol direkt versendet werden. Ein Menü zur Bearbeitung der Nachricht erscheint. Bei hinterlegter Email-Adresse wird diese direkt eingetragen.
    ​


    ​

Bestätigung und Aufgabe der Bestellung:

Bei Annahme des Angebots, kann die Bestellung in der Übersicht der Angebote durch den Zu Bestellung - Button aufgegeben werden.
Folgend wird das Angebot in eine Bestellung umgewandelt und scheint nun in den Bestellungen auf.

5 Webshop für Private Kunden

Betriebe können einen öffentlichen Webshop (z.B. auf der Homepage) für private Kunden einrichten.
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Die Bestellungen über diesen Webshop werden nicht direkt in die Bestellungen übernommen. Aufgrund der erhöhten Fehleranfälligkeit eines öffentlichen Webshops müssen diese Bestellungen kontrolliert werden.

Die eingehenden Bestellungen gelangen somit zuerst in den Bestelleingang.

Im Bestelleingang sind folgende Optionen möglich:

  • Die Bestellungen Annehmen bzw. Ablehnen (1)
    ​

  • Alle Einträge/Bestellungen akzeptieren (2)
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  • Die Bestellung auswählen und einsehen (3)
    Eine Schnellansicht über die Bestellung erscheint. Die Bestellung kann hier angenommen bzw. abgelehnt werden.
    ​

  • Bestätigte Bestellungen werden gekennzeichnet. (4)

Bei Annahme der Bestellung, wird diese in eine Bestellung umgewandelt und erscheint unter Bestellungen.

Erst bei Annahme einer Bestellung, wird eine Bestätigungsemail an den Kunden versendet.

Private Webshop Bestellungen werden in der Übersicht mit einem Personen-Symbol gekennzeichnet.
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Annahmelimit definieren

Unter: Einstellungen - Webshop - Aktivierte Module - Private Bestellungen

Ein Annahmelimit unter diesem Bestellungen automatisch angenommen werden und nicht in den Bestelleingang kommen um bestätigt zu werden, kann definiert werden.

In den Einstellungen kann das Menü Webshop geöffnet werden. Die Einstellungen der Privaten Bestellungen unter Aktivierten Module muss geöffnet werden.

Hier kann der Schalter Bestellungen automatisch annehmen aktiviert und das Annahmelimit definiert werden.

6 KI Bestellungen

KI Agent Bestellungen befinden sich aktuell in der Testphase. (Stand 08/26)

Bestellungen die über KI Agenten (Telefon und Email Agent) angenommen wurden, werden im Bestelleingang zur Bestätigung aufgelistet.

Bei Auswahl der Bestellung (2) kann die Bestellung eingesehen werden.

Hier wird der Telefon Agent angezeigt (3). Eine KI Kennzeichnung erscheint ebenfalls in der Übersicht aller Bestellungen.

Die Bestellung kann angenommen bzw. abgelehnt werden.

7 Bestellungen per API

Betriebe haben über eine Open API Schnittstelle die Möglichkeit eigene Entwicklungen zu integrieren. Unterschiedliche Funktionen für den Zugriff sind möglich, unter anderem können Bestellungen erstellt und eingelesen werden.

Zum Beispiel durch eine Integration externer Systeme.

Bestellungen die über die API integriert werden, werden direkt in die Bestellungen aufgenommen. Eine Bestätigung und somit Kontrolle der Bestellungen über den Bestelleingang ist nicht möglich.

Die Bestellungen werden nicht gesondert gekennzeichnet. In der Historie der Bestellung ist dies jedoch ersichtlich ("erstellt von API").

8 Webshop für Geschäftskunden

Für Geschäftskunden, die regelmäßige und größere Bestellungen tätigen, gibt es einen eigenen Webshop. Dadurch können bessere Konditionen eingerichtet werden.

Endkunden haben die Möglichkeit selbständig Bestellungen zu tätigen oder zu ändern, sowie Rechnungen einzusehen.

Die Bestellungen über das Webshop Portal werden direkt in die Bestellungen aufgenommen und kommen nicht in den Bestelleingang.

In der Bestellungs-Übersicht ist die Geschäftskunden Webshop Bestellung mit einem Aktenkoffer - Symbol gekennzeichnet.

9 Marketplace Apps

Im Marketplace können Schnittstellen zu externen Webshop Apps hergestellt werden. Dazu zählen etwa Gastroport oder Shopify.

Schnittstellen werden eingerichtet um Bestellungen der externen Apps in die Mark.One Software übertragen zu können.

Die Bestellungen über die Apps werden direkt in die Bestellungen integriert und können somit nicht über den Bestelleingang bestätigt und kontrolliert werden.

Bestellungen können eingesehen und manuell nachbearbeitet werden.

In der Historie der Bestellung ist der Eingang über eine externe App sichtbar.

10 Bestellungen von der Kasse

Bestellungen die an der Kasse durchgeführt werden, werden live im Büromodul synchronisiert und können dort eingesehen werden.

In der Historie wird die Kassa, von der die Bestellung ausging, aufgelistet.

Bestellungen an der Kasse erstellen:

  1. Über Artikel und Erstellen einer Rechnung
    Bei Auswahl der Artikel und Erstellung des Bons, kann LFS als Option gewählt werden. (=Lieferschein/Erstellen einer Rechnung)
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    Folgend muss die Filiale zur Abholung bzw. der Kunde eingegeben werden und die Bestellung kann erstellt werden.
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  2. Über Bestellungen
    Diese Option wird insbesondere bei Vorbestellungen auf einen späteren Zeitpunkt verwendet.
    Hier kann über den Button Bestellungen eine Neue Bestellung hinzugefügt werden.
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Bestellungen, die über eine der aufgelisteten Optionen an der Kassa getätigt wurden, scheinen in den Bestellungen des Büromoduls auf.

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