Import

Dieser Artikel beschreibt die Möglichkeiten des Daten - Import im Bereich Daten, Bestellung, Expedit, Einkauf und Finanzen.

Zu folgenden Gruppen können Daten importiert werden:

Zu jeder dieser Gruppen können Daten importiert werden.

Im Bereich Daten des Büromoduls kann im Tabellenmodus das "Spalten" Menü geöffnet werden. Zu allen hier aufgelisteten Spalten können Daten importiert werden.

Der Import von Excel Dateien für Daten-Importe ist der häufigste und reibungsloseste Import für Daten-Importe.

Wenn möglich wird daher empfohlen eine Excel Datei für den Daten-Import zu erstellen.

Bevor die Datei importiert wird, ist es wichtig, diese vorzubereiten.

Die Datei darf beispielsweise keine leeren Zellen besitzen, etc.

Wenn eine vorbereitete Excel Datei vorliegt, kann der Import begonnen werden.

Ein Import wird immer im Tabellenmodus der jeweiligen Gruppe durchgeführt. (Hier: Kunden-Import)

Nach dem Hochladen müssen die Spalten aus der Excel-Datei den Spalten in der Mark.One Software zugeordnet werden. Die Spalten aus Mark.One sind bereits vordefiniert und können aus einem Pool passend ausgesucht werden.

Folgend ist ein Beispiel abgebildet:

Erscheint diese Fehlermeldung, muss in der Excel Datei das fehlende Pflichtfeld ergänzt werden. (In diesem Fall: Gruppe 1) Das Feld soll passend ausgefüllt werden, kann aber im Nachhinein auch bearbeitet werden.

Diese Option hat insbesondere Bedeutung sobald Importe stattfinden, wenn bereits Daten in der Software vorhanden sind.

Sobald die Spalten angepasst wurden kann mittels "Zuordnung bestätigen" eine Vorschau über den Import geladen werden.

Folgend erscheint im gekennzeichneten Bereich je nach durchgeführtem Import ein grüner Kreis mit:

Dazu ist die bereits bestehende Daten - Tabelle im oberen Teil des Bildschirms sichtbar. Alle Daten, welche neu zugeordnet bzw. aktualisiert wurden, erscheinen zur Vorschau blau hinterlegt in der Tabelle.

Nach der Kontrolle bzgl. der Fehlerlosigkeit, können durch Klicken des grünen Kreises die Daten vollständig importiert bzw. aktualisiert werden.

Eine Übersicht über durchgeführte Importe, Aktualisierungen, sowie Fehlgeschlagene erscheint.

Die Email Adressen können nun einfach in der bereits verwendeten Excelliste als neue Spalte ergänzt und folgend wiederum als gesamte Datei importiert werden. Es wird nun die Aktion "Kunden aktualisieren angezeigt".

Für alle Dateien, die nicht tabellarisch und eindeutig zuordenbar im Excel dargestellt sind, wird der Import mit Hilfe einer Künstlichen Intelligenz durchgeführt.

Die Künstliche Intelligenz kann die Informationen aus der Datei nur Spalten zuordnen, welche in der Tabelle aufscheinen . Diese müssen deshalb in der Vorbereitung zuvor ausgewählt werden.

Im Tabellenmodus der Daten können die gewünschten Spalten eingefügt werden.

Für den Import muss der Import Assistent ausgewählt werden.

Der Assistent öffnet sich am unteren Bildschirmrand.

Dateien können über das + hinzugefügt werden. Weiters muss die Aufforderung an den Assistent gestellt werden.

Folgende Informationen müssen dem Assistent gegeben werden:

Im nächsten Schritt kann ein Import Plan über das Hochladen-Symbol erstellt werden.

Folgend wird der Plan, sowie die Gefundenen Rezepte angezeigt.

Diese können hier kontrolliert werden.

Nach der Kontrolle kann der Import über das Los-Symbol durchgeführt werden.

Die Dateien werden nun in der Tabelle angezeigt und müssen über den Speichern - Button gespeichert werden.

Wird ein Rezept Import durchgeführt, ist in vielen Fällen eine manuelle Überprüfung und Nachbearbeitung notwendig. Dies gilt insbesondere wenn mehrere Rezepte gleichzeitig hochgeladen werden.

Der KI Assistent fügt Rohstoffe, welche im Rezept vorkommen, aber noch nicht in der Datenbank sind, eigens hinzu. Das kann zu Problemen führen, wenn ein Rezept als Rohstoff ein anderes Rezept (z.B. Sauerteig im Roggenbrot) verwendet. Der KI Assistent erstellt in diesem Fall ein eigenes Rezept (z.B. für den Sauerteig), welches vom eigentlichen Rezept der Bäckerei abweicht.

Die Rezepte müssen daher nochmals geprüft und ggf. die Rohstoffverknüpfungen angepasst werden.

Der Einkaufspreis-Import kann für Rohstoffe und Artikel durchgeführt werden.

Bei Auswahl des Einkaufpreis - Import öffnet sich ein Import Menü. Folgende Optionen sind hier möglich:

Vorlagen erstellen (1):

Für eine Import Vorlage kann der Lieferant ausgewählt (2) und die Anforderung (3) an den KI Assistent beschrieben werden.

Die Vorlage muss folgend gespeichert werden (4).

--> Eine Anforderung ist nicht zwingend erforderlich.

Dateien hochladen (5)

Die zu importierenden Dateien können hochgeladen werden. Der Import kann mit Excel, sowie PDF Dateiformaten durchgeführt werden.

Import starten (6)

Je nach Größe der Dateien, benötigt der Import einige Sekunden.

Nach Durchführen des Imports, wird eine Auflistung der Preiszuordnung zu den bereits bestehenden Daten erstellt.

Folgende Zuordnungen sind möglich:

Identische Preise

Auflistung aller Preise von Artikeln, die bereits ident in der bestehenden Datenbank (Rohstoffe/Artikel) vorhanden sind. Keine Änderungen wurden vorgefunden.

Die Preise dienen der Übersicht, keine Aktionen sind erforderlich.

Zugeordnete Preise

Auflistung aller Preise, für die bereits Daten in der bestehenden Datenbank (Rohstoffe/Artikel) vorhanden sind, jedoch eine Änderung stattgefunden hat. Die Änderung kann sich etwa auf das Gebinde, die Basis-Einheit, den Einkaufspreis, etc. beziehen.

Die Angaben und Preise der Rohstoffe können über das Stiftsymbol beliebig angepasst werden.

Über das x - Symbol ist es möglich die Zuordnung der Artikel/Rohstoffe zu löschen. Der Artikel/Rohstoff wird folgend in den Bereich der Nicht zugeordneten Preise verschoben.

Nicht zugeordnete Preise

Preise bzw. Rohstoffe, welche noch nicht in der Datenbank (Rohstoffe/Artikel) vorhanden sind. Jeder aufgelistete Artikel kann hier direkt entweder einem bestehenden Rohstoff/Artikel zugeordnet oder neu erstellt werden.

Sind alle Preise einem Artikel/Rohstoff zugeordnet kann der Import gespeichert werden.

Es gibt die Möglichkeit einen Import für Serienbestellungen durchzuführen. Dieser kann für neue Serienbestellungen oder für bereits bestehende Kunden/Filialen durchgeführt werden.

Dafür kann in den Serienbestellungen der jeweilige Kunde bzw. Filiale ausgewählt oder eine Neue Serienbestellung hinzugefügt werden.

Nach der Auswahl, kann für den Import der Serien Assistent ausgewählt werden.

Die Serie kann nun befüllt werden. Dazu zählen das Hochladen von Excel und PDF Dateien, sowie das Stellen einer Aufforderung an den Assistent. Über das Los-Symbol wird der Import durchgeführt.

Die Mengen, sowie Artikel werden folgend angepasst.

Der KI Bestellimport muss in den Menü Einstellungen einmalig aktiviert werden.

Im Menü kann dieser unter KI Bestell Import über einen Schalter aktiviert werden.

Nach der Aktivierung kann der Import über den KI Bestell Import Button begonnen werden.

Im KI Bestellimport sind folgende Optionen möglich:

Mit dem Los-Symbol wird der Import durchgeführt.

Im Bereich Expedit gibt es die Möglichkeit in der Tourenplanung Kunden-Reihenfolgen von Touren zu importieren.

Die Tour, welche bearbeitet werden soll, muss ausgewählt werden. Im Menü, kann über das Datei hochladen - Symbol eine Excel Datei hochgeladen werden.

In der Excel Datei muss die Reihenfolge der Kundennummern aufgelistet sein. Diese wird durch den Import in die Tour übernommen.

Der Gutschein Import wird vorrangig durch den Mark.One Support durchgeführt.

Für den Import wird eine Excel Datei benötigt. Die Spalten in der Excel Datei müssen ident zu den Spalten in der Mark.One Software sein.

Im Bereich Gutscheine, kann der Import über das Import-Symbol begonnen und die Datei hochgeladen werden.

Nach der Auslieferung einer Bestellung von Rohstoffen und Artikel gibt es die Möglichkeit die Lieferscheine zu importieren. Durch eine integrierte KI wird eine Lieferschein - Analyse und der Daten Import durchgeführt.

Für den Import kann die jeweilige Bestellung ausgewählt und bearbeitet werden.

In der Detailansicht der Bestellung kann nun der Lieferschein hochgeladen werden.

Es können alle Dateiformate für den Import hochgeladen werden. (JPG, PDF, Excel,..)

Folgend können Anweisungen, Hinweise oder Kommentare für die KI-Analyse des Lieferscheines hinzugefügt werden. (z.B. Anweisungen zur Preisberechnung)

Die Analyse und der Daten-Import wird durch Klicken auf den Mengen Prüfen - Button durchgeführt.

In der Lieferschein-Analyse werden folgende Meldungen dargestellt:

1 Unbekannte Artikel auf Lieferschein

Sind unbekannte Artikel auf dem Lieferschein vorhanden, werden diese hier aufgelistet. Es gibt folgende Möglichkeiten:

2 Artikel - Änderungen

Wenn gelieferte Artikel-Beschreibungen (z.B. Artikel-Nr.) von den Bestellten abweichen, werden diese hier aufgelistet. Die Änderungen müssen hier bestätigt werden.

3 Preis-Abweichungen

Wenn Preise auf dem Lieferschein von den hinterlegten Preisen in der Software abweichen, wird die Abweichung hier dargestellt. In der Grundeinstellung wird der bestehende Preis mit dem neuen Preis überschrieben. Folgende Optionen sind dazu möglich:

Neuen Preis hinzufügen:

4 Mengen - Abweichungen

Auflistung aller Artikel-Mengen, bei welchen die bestellte von der gelieferten Menge abweicht. Die Darstellung ist eine Übersicht und erfordert keine Aktion.

Schließen und Öffnen der Lieferschein-Analyse

Die Lieferschein Analyse kann wie folgend abgebildet über den Doppelpfeil geschlossen und wieder geöffnet werden.

Detailansicht

In der Detailansicht werden nun die angepassten Preise, sowie die Gelieferte Menge dargestellt.

Es gibt die Möglichkeit Daten der bisherigen Software in die Mark.One Software zu übertragen.

Dies kann jedoch NUR durch Mark.One im Rahmen einer Auftragsentwicklung abgewickelt werden.

Im Webshop für Geschäftskunden gibt es die Möglichkeiten Bestellungen in Form einer Exceldatei zu importieren.

Bei diesem Import handelt es sich um ein kostenpflichtiges Add On zum Webshop für Geschäftskunden. Eine Aktivierung im Marketplace wird benötigt.

Für die Aktivierung muss Excel Bestellungen unter M1 Apps im Marketplace ausgewählt und über Anklicken des "inaktiv"- Buttons aktiviert werden.

Der Button ändert sich dabei auf "aktiv".

Herunterladen der Vorlage:

Nach der Aktivierung kann unter Einrichten eine Excel - Vorlage für den Import von Bestellungen heruntergeladen werden.

Diese soll verwendet werden um Daten darzustellen. Nur so kann der Import von Bestellungen fehlerfrei gewährleistet werden.

Ausfüllen der Vorlage:

Folgende Punkte sind beim Ausfüllen der Vorlage zu beachten:

Zusätzlich zur Aktivierung des Excel Import müssen die Bestellungen für Geschäftskunden aktiv sein.

In den Webshop Einstellungen, kann dies über den Schalter Geschäftskunden Bestellungen durchgeführt werden.

Im Webshop können die Excel Dateien über den Excel Import - Button hochgeladen und integriert werden.