Hogast/ Hogast Smart

Die Hogast ist eine genossenschaftlich organisierte Einkaufsorganisation für die Hotellerie und Gastronomie. Sie vereinfacht den Einkauf durch Mengenbündelung, sichert günstige Konditionen bei Lieferanten und stellt digitale Beschaffungs- sowie Buchhaltungstools bereit.

Die Hogast fungiert als Zwischendienstleister von Bäckereien/Vertriebsdienstleister und deren Kunden. Für die Kommunikation benötigen diese daher Artikeldaten/Preise, sowie folgend Rechnungen für die Kunden.

Für die Übertragung dieser Daten gibt es die Möglichkeit Automatisierungen zu erstellen, wozu die Einrichtung der Schnittstelle benötigt wird.

Im Marketplace sind alle Apps zur Einrichtung von Schnittstellen ersichtlich.

Hier kann Hogast ausgewählt und folgend über den "inaktiv" Button aktiviert werden. Daraufhin ändert sich der Button auf "aktiv".

Über Einrichten kann die Hogast bzw. Hogast Smart Lieferantennummer eingegeben werden. Ebenfalls kann die Preisliste für den Artikelexport ausgewählt werden. (siehe Kap. Erstellung der Preisliste)

Es wird empfohlen hier die Option "Hogast Rechnungsadresse verwenden" auszuwählen, dadurch wird die Anschrift von Hogast direkt auf die erstellten Rechnungen übernommen.

Eine Preisliste kann über die Einstellungen unter Preis Listen hinzugefügt werden. Nach Öffnen des Menüs erscheinen alle bisher erstellten Preislisten.

Über + Preistyp kann eine neue Preisliste hinzugefügt werden.

Ein Name kann eingetragen werden. Folgend kann Netto oder Brutto ausgewählt werden. Je nach Auswahl kann dieser Preis in den Artikeleinstellungen bearbeitet werden. Es wird empfohlen den Nettopreis zu wählen.

Weiters kann ein sekundärer Preistyp gewählt werden. Auf diesen wird im Falle eines Ausfalls/Fehlen der Preisliste zurückgegriffen.

Alle Betriebe, die über Hogast Kunden sind, müssen in der Software verknüpft werden.

Bei Auswahl des Kunden öffnen sich die Kundeneinstellungen.

In diesen Einstellungen müssen nun die Verknüpfung durchgeführt, sowie die Rechnungskonditionen eingetragen werden.

Hogast Verknüpfung

Unter Hogast kann die Verknüpfung durchgeführt werden. Je nach Nutzung kann hier Hogast und Hogast Smart Rechnung gewählt werden. Zusätzlich muss die Hogast ID hier eingetragen werden. Diese wird von Hogast direkt bereitgestellt.

Rechnungskonditionen

In den Rechnungskonditionen kann unter Preistyp die bereits bestehende bzw. zuvor erstellte Hogast Preisliste ausgewählt werden.

Zusatzeinstellung:

Bei mehreren Bestellungen des gleichen Artikels auf einer Rechnung muss die Funktion "Lieferscheine einzeln anführen" für die Rechnungsberechnung (2) gewählt werden.

Dies wird von Hogast empfohlen, da es sonst bei großen Bestellungen aufgrund falschen Rundungen zu Betragsverzerrungen kommen kann.

Für die Erstellung einer Hogast Preisliste muss jedem Artikel der angepasste Preis zugeteilt werden. Dies ist einzeln über die Artikeleinstellungen oder im Tabellenmodus gesammelt möglich.

Einzelnen Artikel bearbeiten

Bei Auswahl des jeweiligen Artikels erscheinen die Artikeleinstellungen zur Bearbeitung. Unter Preise kann Hogast ausgewählt und der Preis definiert werden. Je nach Einstellungen der Preisliste, kann hier der Brutto oder Nettopreis bearbeitet werden. (siehe Kap. 3.1 Erstellung von Preislisten)

Tabellenmodus

Im Tabellenmodus sind alle Artikel gesammelt ersichtlich. Durch die Anpassung der Spalten, können die Artikel nach gewünschter Bearbeitung gefiltert werden. Hier ist für die Bearbeitung "Hogast" auszuwählen.

Es erscheint folgend eine Hogast Spalte. Durch den Schalter kann die Bearbeitung aktiviert und der Preis kann eingetragen werden.

Wenn mehrere idente Preise untereinander eingetragen werden sollen, kann durch Klicken und Ziehen des blauen Punktes, der jeweilige Preis auf die darauffolgenden Boxen übertragen werden.

Falls auf der gestellten Rechnung die Nettopreise angezeigt werden, ist es relevant die Nachkommastellen zur Berechnung anzupassen.

Durch die Berechnung mit unterschiedlichen Kommastellen kann die Endsumme/ der Rechnungsbetrag nämlich variieren.

Es wird daher empfohlen für die Artikelnettopreise 3 Nachkommastellen, die Rundung 3 Nachkommastellen und für die Endsummen 2 Nachkommastellen einzustellen.

Die Rechnungen können damit besser nachvollzogen werden.

Die Anpassung kann auf zwei unterschiedliche Arten erfolgen.

--> Unter Rechnungen in den Einstellungen: Diese Option führt zur Umstellung in allen Rechnungen aller Bestellungen

--> in den Kundeneinstellungen:

Werden die Einstellungen in den Rechnungseinstellungen angepasst, wird dies für jeden Kunden übernommen. Unter Rechnungskonditionen beim Kunden kann dies eingesehen werden. Die Einstellungen zeigen wie folgend abgebildet "Wie Firmeneinstellung" an.

Ist für den Kunden eine andere Einstellung gewünscht, kann dies hier geändert werden. (Etwa von Netto auf Brutto, etc.)

Für die Übertragung der Daten und Rechnungen muss eine Automatisierung eingerichtet werden.

Über das + kann eine Automatisierung hinzugefügt werden.

Hogast wird verwendet:

Hogast Smart wird verwendet:

Hogast und Hogast Smart wird verwendet:

Zur Einrichtung der Automatisierung muss ein Job hinzugefügt werden. Beim Hinzufügen kann aus voreingestellten Jobs ausgewählt werden.

Zur Einrichtung der Übertragung von Artikeldaten muss der Job Hogast/Hogast Smart ausgewählt werden.

Folgend kann die Option Artikel Daten gewählt werden.

Für die Übertragung des Preises sind folgende Optionen möglich:

Zusätzlich kann das Sortiment gefiltert werden. Wurde zuvor ein Hogast - Sortiment erstellt kann dies hier ausgewählt werden.

Weitere Optionen, die gewählt werden können:

Versenden der Artikeldaten

Die Daten können entweder direkt per Email versendet werden oder zuerst heruntergeladen und in einem weiteren Schritt versendet werden.

--> Per Email direkt versenden

Zur direkten Email Übertragung muss die Email - Adresse des Hogast Partners in der Automatisierung hinterlegt werden.

Dies ist möglich, sobald der Job hinzugefügt wurde.

--> Download

Sollen die Daten zuerst heruntergeladen werden, muss die Option Download gewählt werden. Durch die bereits eingestellte Auswahl "Download Ordner" werden die Daten in den lokalen Download Ordner des PCs heruntergeladen.

Ist ein spezieller Ordner zur Abspeicherung gewünscht, kann dieser zuvor erstellt und hier ausgewählt werden.

Um die Übertragung durchzuführen, kann in der Übersicht der Automatisierungen auf Senden bzw. Download gedrückt werden.

Rechnungskopf

Da die Rechnungen vorwiegend direkt an Hogast gesendet werden, wird die Hogast-Rechnungsadresse im Rechnungskopf benötigt.

Diese wird angeführt, sobald zuvor in der Einrichtung der Schnittstelle (siehe Kap. 3) die Option "Hogast Rechnungsadresse verwenden" ausgewählt wurde. Dies kann nachträglich ebenso bearbeitet werden.

Automatisierung einrichten

Zur Einrichtung der Übertragung von Rechnungen muss der Job Hogast/Hogast Smart hinzugefügt werden.

Ein Name kann frei gewählt werden.

Bei der Rechnungsübertragung wird empfohlen eine automatische Übertragung einzurichten. Dafür kann der gewünschte Zeitpunkt ausgewählt werden. (Hier z.B.: Monatlich, Immer am 4. des Monats, des Vormonates)

Weiters muss die Hogast Email-Adresse, an welche die Daten gesendet werden sollen, eingegeben werden.

Im nächsten Schritt (4) kann Rechnung Hogast bzw. Rechnung Hogast Smart ausgewählt werden.

Optional kann ein Kundenfilter eingerichtet werden.

Nach der Speicherung ist die Automatisierung aktiv und die Übertragung wird automatisch zum eingestellten Zeitpunkt an Hogast / Hogast Smart übertragen.