Rohstoffbestellungen

Dieser Artikel gibt eine Übersicht über die Einrichtung von Rohstoffbestellungen, Hinzufügen von Lieferanten, Rohstoffen und Verbrauchsartikeln bis zum Management bei Erhalt der Bestellung. (z.B. Bestellen von Marillen, CocaCola, Mehl,...)

Zu Beginn müssen die Lieferanten von denen Rohstoffe beziehungsweise Verbrauchsartikel bezogen werden erfasst werden. Dies kann unter Daten und Lieferanten bearbeitet werden.

Wenn ein neuer Lieferant hinzugefügt wird, kann zunächst eine Gruppe aus bestehenden Gruppen ausgewählt oder eine neu erstellt werden. Ein Name für den Lieferanten kann passend gewählt werden.

Für unterschiedliche Funktionen kann es sinnvoll sein Informationen des Lieferanten zu hinterlegen. Sollen etwa Bestellscheine per Email gesendet werden, muss eine Email-Adresse hinterlegt werden.

Die Bearbeitung kann nach Auswahl des Lieferanten erfolgen. Hier können Adressinformationen angegeben werden.

Ebenso können die Tage an denen der Lieferant ausliefert, sowie der Mindestbestellwert oder ein Standard Bestelltext vermerkt werden.

Alle gewünschten Rohstoffe müssen vor der Verknüpfung mit einem Lieferanten hinzugefügt werden. Zu Rohstoffen zählen Lebensmittel, die weiter verarbeitet werden. z.B. Mehl, Marillen, Hefe,...

Wenn ein Rohstoff hinzugefügt wird, kann eine Gruppe zugeteilt werden. Diese kann neu erstellt oder aus einer bestehenden ausgewählt werden. Ein passender Name kann frei gewählt werden.

Die Verknüpfung von Lieferanten zu den Rohstoffen erfolgt über die Eingabe des Einkauf & Preis. Das Eingabefeld sollte bereits offen sein, wenn nicht, kann ein Preis hinzugefügt werden.

Zu Beginn muss ein Lieferant zugeteilt werden. Weiters kann die Bestelleinheit ausgewählt und die jeweiligen Preisangaben ergänzt werden. Falls eine Standardbestellmenge besteht, kann diese hier hinzugefügt werden. (Diese wird standardmäßig bei der Erstellung von Bestellungen eingefügt und gilt als mögliche Hilfestellung für folgende Bestellungen).

Durch die Angaben ist der jeweilige Kilo Preis ersichtlich.

Folgend müssen die Einstellungen gespeichert werden.

Wenn weitere Details, wie etwa der Rohstoffname oder die Nummer beim Lieferanten abgespeichert werden sollen, kann dies unter einem weiteren Tab rechts des Lieferantennamens erfolgen.

Es öffnen sich zwei Felder wie folgend dargestellt. Der Rohstoffname und die Liefernummer können hier vermerkt werden.

Wird ein Rohstoff/Verbrauchsartikel von mehreren Lieferanten bezogen kann dies in den Einstellungen vermerkt werden.

Zur Bearbeitung wird ein neuer Rohstoff erstellt oder ein bestehender bearbeitet. Unter Einkauf & Preise können alle Lieferanten mit Preisangaben verknüpft werden. Ein weiterer Lieferant kann durch "Preis hinzufügen" ergänzt werden. Die Einstellungen werden wie in "Kapitel 2 Rohstoffe eingeben" bearbeitet.

In diesen Einstellungen kann ebenfalls ausgewählt werden von welchem Lieferanten aktuell die Rohstoffe bezogen werden. Der jeweils aktuelle Lieferant kann auf "Aktiv" gesetzt werden.

Relevanz hat dies insbesondere für die Wareneinsatzberechnung, wofür die hier vermerkten Preise des jeweilig aktiven Lieferanten einbezogen werden.

Die Option Kalkulationspreis wird bei der Wareneinsatzberechnung wichtig.

Diese findet mit dem jeweiligen Preis/Kilogramm des Lieferanten für den Rohstoff statt. Bestehen jedoch mehrere Lieferanten mit unterschiedlichem Preis/Kilogramm, variieren dadurch die Wareneinsätze je nach "aktivem" Lieferanten für die Artikel.

Wenn dies nicht gewünscht ist und der Wareneinsatz dauerhaft etwa mit einem Durchschnittspreis berechnet werden soll, kann diese Option ausgewählt werden.

Verbrauchsartikel, welche eingekauft und weiter verkauft werden (z.B. Getränke) können ebenfalls mit Lieferanten verknüpft werden um nachfolgend etwa gemeinsame Bestellungen durchführen zu können.

Unter Daten können die Artikel aufgerufen werden. Nun kann der gewünschte Artikel wenn bereits vorhanden ausgewählt oder neu hinzugefügt werden.

Wird ein neuer Artikel hinzugefügt, kann eine Gruppe, sowie der Artikel Name frei gewählt werden.

Im Menü muss folgend die Einstellung "Einkauf über Lieferant" aktiviert werden.

Die Basiseinheit, sowie "Kg pro Stück" wird passend zum Artikel ausgewählt.

Um die Verknüpfung durchzuführen muss ein Preis eingetragen werden. Es sollte bereits ein Eingabefeld erscheinen, ansonsten kann manuell ein Preis hinzugefügt werden.

Zunächst muss der Lieferant eingetragen werden. Für die weitere Bearbeitung kann die Bestelleinheit ausgewählt werden.

Im nächsten Schritt können die Bestelldetails und Preise eingegeben werden. Die Standardbestellmenge kann optional angegeben werden. (Eventuell für nachfolgende Bestellungen durch andere Personen relevant)

Nach der Speicherung der Einstellungen ist die Verknüpfung beendet.

Sobald eine neue Bestellung hinzugefügt wurde, wird ein neues Menü geöffnet. Zu Beginn muss der gewünschte Lieferant ausgewählt werden. Die Rohstoffe können ansonsten keiner Bestellung zugeordnet werden.

Wenn der Lieferant ausgewählt wurde erscheint eine Übersicht mit allen Artikeln und Rohstoffen, welche zuvor mit dem Lieferanten verknüpft wurden.

Folgend kann das gewünschte Lieferdatum, sowie die gewünschte Filiale, zu der geliefert werden soll, ausgewählt werden. Hier ist ebenso Platz für Zusatzinformationen zur Bestellung an den Lieferanten.

Die Artikel können hier ebenso weiter angepasst werden. Wurde zuvor bei den Artikeln/Rohstoffen eine Standardbestellmenge angegeben, erscheint diese hier. Diese kann jedoch individuell angepasst werden.

Ebenso ist der Aktuelle Lagerbestand ersichtlich.

Ist die gewünschte Bestellmenge angepasst, können diese Einstellungen gespeichert werden.

Die Gelieferte Menge ist bei der Erstellung einer Bestellung auf Null zu setzen und wird erst nach der Lieferung relevant.

Spalten anpassen

Wird eine Rohstoffbestellung an den Lieferanten geöffnet sind die oben dargestellten Spalten für die Artikel/Rohstoffe voreingestellt. Diese können jedoch angepasst werden. Dafür kann das Einstellungsmenü oben rechts geöffnet werden.

Nach der Speicherung der Einstellungen sind unter Rohstoffbestellungen alle Bestellungen ersichtlich. Mit einem Klick, wird ein Menü zur schnellen Übersicht der Bestellung geöffnet.

Sobald der Mindestlagerbestand erreicht ist, erscheint in der Detailansicht der Rohstoffbestellung ein Ausrufezeichen am jeweiligen Rohstoff oder Artikel.

Es gibt zwei Möglichkeiten eine Bestellung an den Lieferanten zu versenden.

Wurde eine Rohstoffbestellung eingerichtet erscheint diese unter Rohstoffbestellungen in der Übersicht. Wird die gewünschte Bestellung ausgewählt, kann "Senden" oder "Drucken" für die oben beschriebenen Optionen gewählt werden.

Damit ist die Bestellung versendet.

Wenn die Bestellung erfolgreich gesendet wurde erscheint dies in der Übersicht.

Dieses Kapitel beschreibt das Management bei Erhalt der Bestellung. Von der Überprüfung von Abweichungen in der Lieferung, Vermerkung im Programm bis zur Aufnahme in den Lagerbestand.

Der meistens händisch ausgefüllte Lieferschein zur Prüfung der gelieferten Ware kann in der Software hochgeladen werden. Lieferabweichungen scheinen dadurch übersichtlich auf und Lagerbestände können folgend aktualisiert werden.

Im ersten Schritt muss der Lieferschein fotografiert oder eingescannt werden und in einem PDF - Format abgespeichert werden.

Ein Beispiel für einen Lieferschein ist folgend dargestellt.

Im zweiten Schritt, kann die gelieferte Bestellung unter Rohstoffbestellungen aufgerufen und über das Stiftsymbol bearbeitet werden.

In der nun geöffneten Bestell - Detailansicht kann nun die Option "Lieferschein hochladen" gewählt werden. Es öffnen sich die lokalen Dateiordner, aus welchen der zuvor abgespeicherte ausgefüllte Lieferschein ausgewählt und hochgeladen werden kann.

Ist der Lieferschein hochgeladen, kann "Mengen prüfen" gewählt werden.

Nach erfolgreicher Prüfung erscheint eine Übersicht über die Mengen - Abweichungen. Dieses Fenster kann nach dem Durchschauen geschlossen werden.

In der Detailansicht der Rohstoff Bestellung sind die Abweichungen nun ebenfalls ersichtlich und können abgespeichert werden.

Die Bestellung kann im letzten Schritt eingelagert werden. Die gelieferten Mengen der Rohstoffe und Artikel werden dadurch ins Lager übertragen.

In den Rohstoffbestellungen kann dazu die gewünschte Bestellung geöffnet und die Option "Einlagern" gewählt werden.

Im ausgewählten Lager erscheinen nun die jeweiligen Rohstoffe und Artikel.