Mit Hilfe der Automatisierungen können wiederkehrende Aufgaben ganz einfach automatisiert werden. Verschiedene Exporte, Ausdrucke und Synchronisationen können somit selbständig von der Mark.One-Software durchgeführt bzw. vereinfacht werden. In diesem Artikel werden die Funktionsweise, sowie Einstellungen und häufige Anwendungsfälle genauer beschrieben.
1 Einführung
In den Automations können verschiedenste Automatisierungen eingerichtet werden.
Beispiele:
Buchhaltungs-Exporte
Synchronisation von Schnittstellen
Täglicher Ausdruck von Dokumenten
Beim erstmaligen Öffnen der Automations wird eine leere Seite angezeigt. Es sind keine Automatisierungen eingerichtet.
1.1 Eine Automatisierung hinzufügen
Eine Automatisierung kann über das + hinzugefügt werden.
Daraufhin öffnet sich ein Konfigurationsfenster für die Automatisierung. Folgende Optionen können bearbeitet werden:
Ein Name kann frei gewählt werden
Die Ausführung kann auf manuell oder automatisch (täglich, monatlich) eingestellt werden
Drucken, Download oder Email (Email als Option erscheint bei Auswahl ausgewählter Jobs) kann ausgewählt werden (abhängig von der gewünschten Automatisierung)
Automatisierungen mit dem Ziel Drucken funktionieren ausschließlich mit der Ausführung Manuell.
1.2 Einen Job hinzufügen
Um der Automatisierung eine Aufgabe zuzuteilen muss ein Job hinzugefügt werden. Dieser kann aus vor-eingestellten Jobgruppen ausgewählt werden. Auf die einzelnen Jobgruppen wird im Kap. 2 näher eingegangen.
In manchen Fällen erscheint die Jobgruppe erst, sobald zuvor entsprechende Verknüpfung stattgefunden haben. (z.B. Schnittstellen - Automatisierungen)
1.3 Verlauf
Der Verlauf zeigt eine Übersicht über alle bereits durchgeführten Automatisierungen.
Zusätzlich sind folgende Details ersichtlich:
Datum und Dauer der Durchführung
Aktueller Status
Details zu Export bzw. Ausdruck
Fehlermeldungen bei fehlgeschlagener Automatisierung
2 Jobs & Job-Einstellungen
In diesem Abschnitt werden die einzelnen Jobs, die einer Automatisierung zugeordnet werden können näher beschrieben.
2.1 Produktionsausdrucke
Produktionsausdrucke beinhalten Dokumente, die in der Backstube erstellt werden. Dazu gehören Stücklisten, Mischpläne, Tafelpläne, sowie die zugehörigen Wochenpläne.
Die Pläne werden in der Backstube konfiguriert und können hier ausgewählt werden.
2.2 Bestellungsausdrucke
Bestellungsausdrucke beinhalten Dokumente die für das Management von Bestellungen, insbesondere zur Auslieferung, benötigt werden. Dazu gehören Lieferscheine, Bestellungsliste, Verteilerliste, Fahrerliste, Verteilertabelle, Einzählbeleg, Raster LFS, Bestellbons, Artikelliste und die Lieferliste.
Beispiel:
Für den nächsten Morgen sollen die Lieferscheine, Verteilertabellen und Bestellungslisten ausgedruckt werden. Mit einem Klick am Abend davor werden automatisch alle gewünschten Dokumente ausgedruckt.
Nachdem ein Job "Bestellungs Ausdrucke" hinzugefügt wird, kann das gewünschte Dokument ausgewählt werden. Dazu können Optionen und Filter bearbeitet werden (siehe Kap. 2.2.1 und 2.2.2). Eine Vorschau des Dokumentes kann abgerufen werden
Wichtige Zusatzinformationen
Bei Bestellungsausdrucken wird empfohlen manuell unter Ausführung auszuwählen.
Es können mehrere Jobs gleichzeitig unter einer Automatisierung eingestellt werden. Etwa wenn mehrere Dokumente für die Bestellungen (z.B. Lieferscheine und Verteilertabelle) ausgedruckt werden sollen. --> Dazu einfach einen weiteren "Job hinzufügen"
Wenn dieselben Dokumente auch gespeichert werden sollen, muss eine neue Automatisierung erstellt werden. In dieser Einstellung kann folgend "Download" ausgewählt und der gewünschte Job hinzugefügt werden.
Eine Automatisierung, welche Dokumente gleichzeitig herunterladet und ausdruckt ist nicht möglich. Dafür müssen zwei einzelne Automatisierungen eingerichtet werden.
2.2.1 Optionen
Bestellungen zusammenfassen
Diese Option kann gewählt werden, wenn etwa eine Filiale mehrere einzelne Bestellungen abgibt, aber diese in einem geliefert werden sollten und erst in der Filiale aufgeteilt werden.
Beispiel:
Die Filiale gibt 3 Bestellungen ab: Die erste beinhaltet 4 Semmel, die zweite 12, die dritte 6 Semmel und 1 Laugenstange.
Option wurde ausgewählt: Alle Brötchen werden gemeinsam in einer Kiste geliefert. Die Aufteilung geschieht in der Filiale selber.
Die Option wird nicht ausgewählt: Die Brötchen werden bereits in der Produktion in die einzelnen Bestellungen abgepackt und bereits aufgeteilt geliefert.
2.2.2 Filter
Artikel Abteilungen
Hier kann die gewünschte Abteilung ausgewählt werden, die bei den Artikeln hinterlegt wurde. Dadurch werden im gesamten Ablauf für alle Personen auf Lieferscheinen, Verteilertabellen,etc. nur die relevanten Informationen angezeigt.
2.2.3 Automatisierung in den Bestellungen durchführen
Es gibt die Möglichkeit die Automatisierung Bestellungsausdrucke direkt im Bereich "Bestellung" auszudrucken. Dadurch kann dieser Arbeitsschritt verkürzt durchgeführt werden.
Beispiel:
Eine Mitarbeiterin gibt alle Bestellungen für den nächsten Tag unter Bestellungen ein. Nachdem sie alle aufgegeben hat, kann sie direkt in den Bestellungen den Ausdruck durchführen.
Dafür muss in den Bestellungen, das Menü geöffnet werden.
Folgend erscheint ein Menü. Unter Aktionen kann die Automatisierung gesucht und ausgewählt werden. Dadurch wird die Automatisierung hier hinterlegt und kann über den Button "Ausführen" durchgeführt werden.
2.3 Personal Ausdrucke / Korrekturen
2.4 Buchhaltungsexport
Die Automatisierung Buchhaltungsexport dient zum Export von Dokumenten in der Buchhaltung die etwa an den Steuerberater versendet werden sollen.
Dazu gehören Kassen Umsätze, Rechnungen, die Zeitabrechnung, Gutscheine, Kundendokumente.
Beispiel:
Bäcker A hat sich eine Automatisierung eingerichtet, durch die alle Kassenumsätze und Rechnungen des Vormonats am 3.Tag des Monats automatisch an seinen Steuerberater versendet werden.
Job definieren
Bei Erstellen eines Jobs kann der Name angepasst und folgend das jeweilige Dokument und das gewünschte Format ausgewählt werden. Dazu muss die Filiale und das Kassenbuch definiert werden.
Ausführung und Typ einrichten
Für den Export kann es sinnvoll sein eine sich automatisch wiederholende Ausführung einzurichten.
Der Zeitpunkt der Ausführung kann durch Anklicken von Täglich oder Monatlich definiert werden. Ebenfalls kann der Zeitraum der zu versendenden Exporte ausgewählt werden. (z.B. vom Vormonat)
Für die automatische Versendung kann "Email" ausgewählt und die jeweilige E-Mail Adresse eingegeben werden. (Achtung: Email kann erst ausgewählt werden, sobald ein Job hinzugefügt wurde)
Nach diesen Eingaben werden die eingerichteten Exporte automatisch zum selben Zeitpunkt per Email versendet.
2.5 Toolbox
Die Einrichtung der Schnittstelle und Automatisierung der Toolbox Software wird in einem weiteren Artikel detailliert beschrieben.
Siehe Toolbox Artikel:
2.6 Reports
Mit der Automatisierung Reports können diese automatisiert versendet werden.
Alle Reports die zuvor im Bereich Finanz & Reports erstellt wurden können hierfür angewendet werden.
Beispiel:
Ein Bäckereichef hat 10 Filialen. Es ist schwierig für ihn die Umsätze der Filialen zu überblicken. Er richtet sich daher eine Automatisierung ein, mit der er wöchentlich am selben Tag alle Tagesumsätze zugesendet bekommt.
Job definieren:
Der Zeitraum, der gewünschte Report, sowie das Format des Dokumentes kann ausgewählt werden.
Ausführung und Typ:
Für die Reports - Versendung kann es sinnvoll sein eine sich automatisch wiederholende Ausführung einzurichten.
Der Zeitpunkt der Ausführung kann durch Anklicken von Täglich oder Monatlich definiert werden.
Für die automatische Versendung kann "Email" ausgewählt und die jeweilige E-Mail Adresse eingegeben werden. (Achtung: Email kann erst ausgewählt werden, sobald ein Job hinzugefügt wurde)
2.7 Hogast/Hogast Smart
Die Einrichtung der Schnittstelle und Automatisierung zu Hogast und Hogast Smart wird einem weiteren Artikel detailliert beschrieben.
Siehe Hogast Artikel:
2.8 Kundenbestellungen senden
2.9 Kisten Report
2.10 Kassen Security Report
2.11 Telefonlisten Bestellungen
2.12 Etiketten Ausdruck
2.13 Reports Synchronisieren
2.14 Lager Automatisierung
2.15 Kassen Tagesbericht
2.16 Mitarbeiter Rabatte
2.17 Nachrichten
2.18 Rechnungs Automatisierung
2.19 Personal Warnungen
2.20 Leere Seite mit Text
2.21 EDI Bestellungen
2.22 E2N
Die Einrichtung der Schnittstelle und Automatisierung zur E2N Zeiterfassungssoftware wird in einem weiteren Artikel detailliert beschrieben.
Siehe E2N Artikel:
2.23 Serienbestellungen verlängern
2.24 Produktionsfluss Report
2.25 Kunden E-Mail senden